数据分类汇总课件.ppt

数据分类汇总 什么是分类汇总 分类汇总常用于统计中，是对所有资料分类进行汇总。 分类汇总的前提条件： 即必须先按照分类字段进行排序，针对排序后的字段记录进行分类汇总。 先排序后再汇总。 先排序后再汇总。 分类汇总的操作方法 第一步： 分类即排序 选择需要排序的区域；选择“数据”主菜单下的“排序”命令；弹出“排序”对话框，在其中设置各关键字、排序方向及标题行；单击“确定”按钮，完成排序设置。 数据 排序 关键字 排序方向 标题行 分类汇总的操作方法 第二步： 汇总 选定要进行汇总的区域；选择“数据”主菜单下的“分类汇总”命令；弹出“分类汇总”对话框，在其中设置分类字段、汇总方式、汇总项等；单击“确定”按钮即可。 分类字段：是分类的标致即按何种方式分类 汇总方式：可供选择的汇总方式有”求和” 、“计 数”、”平均值”等 汇总项：是要按分类字段分类后要汇总的项 替换当前分类汇总：该复选框表示是否替换当前已经做过的分类汇总 每组数据分页：是否每组分类汇总数据分页打印 汇总结果显示在数据下方：做完分类汇总后，汇总结果是否显示在要汇总数据的下方 数据 分类汇总 “分类汇总”对 话框 例题一要求 例题一： 将图一表格进行分类汇总，以“部门”为主关键字按字母/升序进行排序，通过“分类汇总”对话框，设置分类字段（部门）汇总方式（计数）汇总项（姓名），汇总出每个部门的人数，如图二。 例题1 图一 图二 部门 主关 键字 字母 升序 分类字段 部门 汇总方式 计数 汇 总项 姓名 例题一具体操作步骤 第一步：输入数据后，选定A2:F16区域。 例题一具体操作步骤 第一步：输入数据后，选定A2:F16区域。 第二步：选择“数据”主菜单→ “排序”，在弹出的“排序”对话框中设置主关键字 (部门)、排序方向 (升序)及有无标题行 (有标题行)；单击“确定”即完成排序设置。 例题一具体操作步骤 第一步：输入数据后，选定A2:F16区域。 第二步：选择“数据”主菜单→ “排序”，在弹出的“排序”对话框中设置主关键字 (部门)、排序方向 (升序)及有无标题行 (有标题行)；单击“确定”即完成排序设置。 第三步：选定要分类汇总的区域A2:F16(第二行是每一列数据的小标题也是字段，必须选定)。 例题一具体操作步骤 第一步：输入数据后，选定A2:F16区域。 第二步：选择“数据”主菜单→ “排序”，在弹出的“排序”对话框中设置主关键字 (部门)、排序方向 (升序)及有无标题行 (有标题行)；单击“确定”即完成排序设置。 第三步：选定要分类汇总的区域A2:F16(第二行是每一列数据的小标题也是字段，必须选定)。 第四步：选择“数据”主菜单→“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中，设置分类字段 (部门)、汇总方式 (计数)、汇总项 (姓名)等；单击“确定”即可。 例题一具体操作步骤 第一步：输入数据后，选定A2:F16区域。 第二步：选择“数据”主菜单→ “排序”，在弹出的“排序”对话框中设置主关键字 (部门)、排序方向 (升序)及有无标题行 (有标题行)；单击“确定”即完成排序设置。 第三步：选定要分类汇总的区域A2:F16(第二行是每一列数据的小标题也是字段，必须选定)。 第四步：选择“数据”主菜单→“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中，设置分类字段 (部门)、汇总方式 (计数)、汇总项 (姓名)等；单击“确定”即可。 分类汇总易错处 1、选定区域：占一个单元格的标题即是分类字段，合并单元格的标题不能被认为是分类字段，在选定区域时应后选定占一个单元格的标题不选定合并单元格后的标题。否则 2、“分类汇总”对话框设置：汇总项，可以选定重复和多个项，如不选定，应单击已选中的复选框，取消选定；替换当前分类汇总，如果已经做多次汇总，应单击已选中的复选框，取消选定，否则以前做的汇总被这次的汇总替代了。 创建多级的分类汇总 多级汇总是指在原有普通的分类汇总的基础上再对其他的字段进行分类汇总。 例题一 例题二 多级分类汇总操作步骤 在原来汇总的基础上再对部门基本工资进行汇总，操作步骤： 第一步：选定前一次汇总后的区域。 第二步：选择“数据”主菜单→“分类汇总” 。设置“分类汇总”对话框，设置分类字段为（），汇总方式为（），汇总项为（），单击“替换当前分类汇总”复选框，取消该项选定。 第三步：单击“确定”按钮，显示多级汇总结果。 数据 分类汇总 分类字段 汇总方式 汇总项 例