台中市政府文书处理要点.docx

臺中市政府文書處理要點 壹x適用範圍 一、臺中市政府（以下簡稱本府）為統一公文處理作業，提高行政效率，特訂定本要點。 二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資 料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外 之文書而與公務有關者，均包括在內。 三、本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔生之全部流程。 四、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）： （一） 本府及所屬各機關。 （二） 各市立學校。 貳、分層負責 五、各機關首長對各該機關分層負責處理公務，負監督考核責任，並得指定適當單位或人 員抽查各層級基於授權處理之公文，做為考核及研究改進之準據。 六、各機關分層負責處理公務，應由其上級機關督導之。 七、各機關公文之處理，應就各該機關職權及單位職掌實施分層負責。其分層負責之層級 劃分，應依下列規定辦理： （一） 本府：市長為第一層；局室主管為第二層；課長為第三層；承辦人員為第四層。 （二） 本府附屬機關：機關首長為第一層；課室主管為第二層；承辦人員為第三層。 （三） 區公所：區長為第一層；課室主管為第二層；承辦人員為第三層。 八、各機關應就各該機關職權範圍內之全部公務，衡酌其性質及權責之輕重，予以分類詳 明列舉，擬訂分層負責明細表，經機關首長核定實施，並報請上一級機關備查。 九、本府所屬機關之分層負責明細表，應報本府核定。 十、各機關核決公文（包括決行、核批、核會文件）行使最後核定職權者，應親筆簽名。 其方式規定如下： （一） 本府機關首長核決文稿，應 由市長簽名，由副市長代為 核決者，應由副市長親筆 簽名，加蓋市長職名章；由主 任秘書代為核決者，應由主任秘書親筆簽名，加蓋市 長、副市長之職名章。 （二） 本府單位主管或所屬機關首長代為核決本府文稿時，應由單位主管或所屬機關首長 在核決位置親筆簽名，並加蓋代為決行章；由其副首長或幕僚長代為核決者，應由 副首長或幕僚長在其原職稱位置親筆簽名，另在核決位置加蓋其首長職名章及代為 決行章。 （三） 本府第三層主管代為核決本府文稿時，應在其本人職稱位置先蓋職名章，另在核決 位置親筆簽名及加蓋代為決行章。 前項代為核決文稿者，應負行政與法律上責任。  十一、各機關副首長、幕僚長襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以上者，得劃分其 襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理事項外，其餘於分層負責明細表 內規定之。 十二、依照首長核定處理辦法擬辦之公文，由副首長、幕僚長或第二層主管判發者，文稿 內容如違背原核定辦法判發，判發者、核稿及承辦人員應負共同違誤責任。 十三、公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規 條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應由承辦人員負責。 十四、機關首長因故不能視事，應由副首長或指定人員代理並負其責任。由代理人代行首 長職務時，其機關公文除署首長姓名，註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜 、姓名於後，並加註「代行」二字。 十五、代理人代為決行上一層公文，除署上一層首長姓名外，並附署本層首長姓名，註明 不能視事事由，加署代行人職銜、姓名及加註「決行」二字。 十六、前二點代行之文稿，應予儘速繕發。如延至首長視事後繕發，仍應照原稿由代行人 附署。 十七、各機關第二層以下置有副主管者，副主管襄助主管處理各該層公務，並於主管因故 不能執行職務時代行主管職務，同時負其責任。 十八、前點各層級單位未置有副主管者，其主管因故不能執行職務時，應指定適當人員簽 報首長核准後代行其主管職務。如本單位無適當人員代理，應由首長另行指定適當人 員代理，並負其代行責任。 十九、前二點代理人代行主管職務對外行文之附署，應比照第十四點規定辦理。 二十、各機關核閱文稿人員，對公文之處理規定如下： （一） 主辦單位簽擬內容如有不明確之處，應先洽商再行核簽。但主辦單位之意見顯與事實 不符或違背法令者，得逕行核簽。 （二） 對次一層陳核案件，依分層負責明細表屬各該層決定事項，得逕行簽註退還。 二十一、上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內，而以次一層主管名義對 外行文時，其內應敘明「奉交下」、「層奉交下」或「奉核定」、「層奉核定」等字 樣。 二十二、各機關除由首長對外行文外，其各層主管根據分層負責之授權對外行文，附署規 定如下： （一） 本府第二層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名。決行人應在市長簽章 後附署職銜、姓名，並加註「決行」二字。 （二） 本府第三層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名。決行人應在市長簽章 後，附署課（股）長職銜、姓名，並加註「決行」二字。 （三） 其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿，仍以各機關名義行之，由機關首長 署名。其決行人之附署