合同签订授权管理办法.doc

合同签订授权管理办法

第一条合同签订原则

a.合同签订需遵循合法、公正、诚信的原则

①双方必须确保合同内容符合国家的法律法规，避免违法、无效合同的产生。

②双方在签订合同时应确保信息披露真实、准确，防止因虚假陈述而产生的法律纠纷。

③合同内容应公平、合理，双方的权利与义务应对等，确保无不平等条款。

④双方应明确合同生效条件及签署方式，避免因理解差异导致争议。

b.合同签订权限的明确

①甲方与乙方应事先确认签约人员的授权范围与权限，确保签订合同的人具备合法的代表资格。

②签署人员的权限范围应在双方公司内部严格划定，避免非授权人员参与合同签订。

③合同签署人员应为公司负责人或经过授权的专门人员，签署时需携带有效授权书。

④合同签订时，应对相关人员进行身份确认，确保其具有签约有效性。

c.合同签订流程规范化

①在合同签订前，甲方与乙方应协商明确合同的主要条款，包括合同目的、主要义务、违约责任等。

②合同应经过双方合法代表的审核，确保内容与双方的需求和意图一致。

③合同文本经双方确认无误后方可进入签署阶段，并应由双方的授权代表签字。

④合同签署过程中，应提供必要的见证人，确保签约过程的公正性。

第二条合同管理制度

a.合同文本存档管理

①签订的合同应进行编号，并统一保存在合同管理系统中，以便查询和管理。

②甲方与乙方需定期对已签合同进行复审，确保合同在履行过程中无遗漏或遗失。

③合同文本应以电子版和纸质版两种形式存档，保证信息的安全性与可追溯性。

④合同存档时应标明合同的签订日期、有效期、履行情况等关键信息，方便后续的跟踪管理。

b.合同履行监督机制

①双方应指定专门人员负责合同的履行与执行，确保双方按照约定履行合同内容。

②合同履行过程中，双方需定期进行沟通，及时发现并解决履行中出现的问题。

③甲方和乙方可在合同中明确约定定期报告机制，确保各方了解履行进展。

④双方应根据合同履行情况定期进行审核与评估，及时调整和完善履行计划。

c.合同变更与解除管理

①合同的变更应经双方协商一致，并通过书面形式确认变更内容，确保变更合法有效。

②合同解除应严格按照合同条款中的约定进行，避免任何一方在未达成共识时擅自解除合同。

③解除合同前，双方应进行充分沟通，必要时可聘请第三方专家进行调解或仲裁。

④合同解除后，双方应按协议履行解除后的相关义务，包括赔偿损失、退还款项等。

第三条合同签订授权管理

a.授权制度的建立与明确

①甲方和乙方均应建立明确的合同签订授权制度，明确签约人员的授权范围和授权程序。

②双方公司应通过正式的书面授权委托书，向合同签署人员明确授权内容及权限。

③授权书应包含授权的时效性和有效范围，授权期满后应及时撤销授权。

④甲方与乙方应定期审查授权名单，确保签约人员依然符合授权条件，并且权限不被滥用。

b.授权人员的责任与义务

①授权人员签署合同前，必须对合同内容进行充分的了解，确保对合同条款的合法性与公平性有清楚的认识。

②授权人员应确保合同的签订流程符合公司内控和管理要求，避免未授权人员冒签现象发生。

③授权人员在签署合同过程中应保密合同相关信息，未经授权不得泄露或向外透露任何合同内容。

④授权人员应确保合同签订前后及时履行相关报备、审批及备案程序，确保合同管理的透明性。

c.授权变更与撤销机制

①如出现授权人员变动的情况，甲方与乙方应及时更新授权名单，确保变更信息及时传达至相关人员。

②授权变更的流程应严格遵守公司规定，需通过正式书面方式进行，并备案于公司相关部门。

③若授权人员在合同履行期间离职或其他原因无法继续履行职务，应及时解除其合同签署权限，并指定新的授权代表。

④授权撤销后，双方应确认相关变更已生效，避免因未及时撤销授权而导致的合同签署风险。

第四条保密条款

a.保密义务的明确

①甲乙双方均应对本合同内容以及在履行过程中获知的任何商业机密、技术资料、经营信息等进行严格保密。

②在合同履行过程中，双方应采取必要的措施保护对方的商业机密，包括但不限于限制员工、合作伙伴接触机密信息。

③除非法律要求或双方书面同意，任何一方不得将保密信息泄露给第三方。

④保密义务自合同签订之日起生效，并在合同终止后继续有效，直到信息不再具备商业机密性质。

b.保密信息的使用

①双方同意，仅可将保密信息用于合同的履行和双方合作过程中需要的业务范围内。

②双方应确保使用保密信息的人员明确保密责任，避免因人员失误或疏忽导致信息泄露。

③合同期满后，双方应按对方要求及时销毁或归还所有涉及保密信息的文件、资料、电子数据等。

④在特殊情况下，如一方因合法诉讼或法律规定需要披露保密信息时，需提前通知对方，并尽可能减少披露信息的范围。

c.