某物业公司质量记录管理规定.doc

某物业公司质量记录管理规定 某物业公司质量记录管理规定提要：各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表 于 某物业公司质量记录管理规定 目的 规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。 2．0适用范围 本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。 职责 物业品质部职责 质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。 负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理； 负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理； 负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。 各单位职责 各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。 负责按要求填写各种记录。 负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。 控制程序 记录的设计、编号、编目管理 设计： （1）各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。 （2）质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。 （3）当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。 修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。 编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。 编目 （1）品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。 （2）各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。 记录的发放、收集、归档保管、借阅管理 发放、收集 （1）空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。 （2）每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。 （3）品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。 归档保管 （1）各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。 （2）各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各部门保管存放。 借阅 （1）归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。 （2）在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。 （3）特殊情况下要将工作记录带出使用场所（如外部检查、内外部审核等），经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。 （4）文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。 （5）行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。 记录的填写、更改、使用保管 填写、更改 （1）记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。 （2）发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。 使用保管 （1）工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。 （2）各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定规定行。 （3）记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。 支持文件 《文件控制程序》 质量记录 《质量记录领用申请表》wy/QR-wy-017 《质量记录印刷申请表》wy/QR-wy-018 《质量记录一览表》wy/QR-wy-001 《文件借阅登记表》wy/QR-wy-019 《质量记录更改申请表》wy/QR-wy-020 《质量记录增减申请表》wy/QR-wy-