高校档案数字化建设的对策研究.pdf

第 6卷第 3期 宁 波 城 市 职 业 技 术 学 院 学 报 Vo1．6 No．3 2011年 9月 JOURNALOFNINGB0 CITY COLLEGE 0F V0CAT10NALTECHN0L0GY September．2011 高校档案数字化建设的对策研究 毛世 静 (宁波城市职业技术学院 综合档案室，浙江 宁波 315100) 摘 要 ：随着网络技术的发展 ，网络 因其便利快捷逐渐成为人们获取信息、利用信 息的主要途径。档案信 息数 字化能够提供档案信息方便快捷利用的服务方式；是对纸制档案原件实行有效保护方式；为实现档案信息资 源共享奠定基础 。因此为 了适应发展 ，满足社会利用需要 ，档案部 门必须加快档案信 息化 的步伐 。 关键词 ：高校档案 ；数字化 ；对策研 究 中图分类号 ：G472．4 文献标识码：A 文章编号：(2011)03—0095—03 - ●L -- 一 、 刖 吾 面，查找起来非常费时，占用空间大，维护备份需 随着现代科学技术在不 同领域 中的迅速发 要大量的人力物力 因此为了适应发展 ，满足社 展 。并且发挥着不可替代的作用 ，渐渐地在档案 会利用需要 ，档案部门必须加快档案信息化的步 管理：[作中也得到了广泛应用 ，计算机 已成为 了 伐 。传统 的档案保护和利用工作 ，已不适应 当今 广大档案管理部门最为常见 的管理工具。从 2011 科技发展水平 ，为 了便于档案信息的收集 、保存 年开始 ，省市有关档案部门在制订的 “十二 ·五 ” 和开发利用 ，必须运用先进的信息技术来改造和 规划 当中．明确提 出了要求 “坚持 以科学发展观 改善原有模式。利用数字图像处理技术等现代化 为指导 ，加强和规范电子文件管理工作 ，深入实 手段 。对纸质档案进行数字化管理 ，成为当今档 施档案登记备份制度 ，规范建设数字档案室 ，积 案信息化建设的重要内容。 极构建适应新形势需要的档案信息资源体系、档 据调查 ，目前很多高校已于前几年就着先迈 案利用体系和档案安全保障体系．不断提升 电子 开 了 “档案数字化”第一次飞跃——运用 了单机 文件管理整体水平和城市信息化综合实力”。随 版的档案管理系统 ，将档案标题 以文件或案卷级 着信息化时代的迅速发展 ，网络 因其便利快捷逐 的形式录入计算机 ，运用计算机进行管理和 目录 渐成为人们获取信息、利用信息的主要途径 。充 检索。首先 ，这比起传统档案的管理模式来 ，检索 分应用计算机软硬件功能 ，最大限度地发挥人力 显得更便捷 ，避免原先档案人员因书写不美观而 资源和数字化加工设备能力 。 使档案盒外观失去美观 的弊端 ，报表打印显得整 二、高校档案工作实现数字化的必要性 齐和美观 ；其次 ，从资源共享的角度上来说 ，利用 高等院校因有着与义务教育学校不同的功 者能 以最快最好地方式获取到 自己所需 的信息 能和性质 ，所产生的档案也有着 “种类多。涵盖面 资源 ，节约时间，提高工作效率。可见 ，高校档案 广”的特征 ，不仅有公文 ，还有产、学、研等重要 的 数字化可以有效地保护档案原件 ，提供高效、优 科技档案和关系学生 民生 的重要学籍档案 。因 质地服务，并且降低档案利用成本，提供利用方 此 ，为教职工和学生 以及其他 的利用者提供方 便、快捷 ，实现资源共享 。高校档案实现数字化是 便 ，实现资源共享 ，是高校档案实现数字化 的 目 档案工作迎合当今社会信息化时