企业数字档案馆建设的策略分析.doc

企业数字档案馆建设的策略分析 　　摘要：本文以江苏省电力公司数字档案馆建设入手，对企业建设数字档案馆建设应具备的条件、应完成的主要任务、建设过程中应注意的有关问题进行了阐述，提出了企业建设数字档案馆应秉承与企业战略规划协同，分项目、分阶段与有关业务协同推进，以及长期稳定的合作建设策略。 　　关健词：企业；数字档案馆；战略；信息资源 　　中图分类号：G275 文献标识码：B 　　 　　1．国内企业建设数字档案馆的建设分析 　　2004年12月，江苏省电力公司建立了国内第一家企业数字档案馆，该项目的建成使我们对企业数字档案馆建设也有了直接的认识。“江苏省电力公司办公自动化、档案管理现代化起步早、基础好，网络建设覆盖全省，各应用系统广泛使用，有一支技术水平高、业务素质好的档案管理人员队伍，这些都为数字档案馆的建设提供了良好的基础条件”。[1] 　　通过对江苏省电力公司数字档案馆的建设过程进行分析，尝试得出以下结论： 　　1.1企业数字档案馆建设应具备的条件 　　一般而言，企业建设数字档案馆应具备一定的条件，作如下归纳： 　　1)发展数字档案馆是基于企业信息化发展到信息和系统集成阶段的需求。 　　2)企业内部的档案管理应具备一定的信息化基础，前期都有一套基于传统档案馆业务的档案管理软件，即使软件本身不具备数据集成的特性。 　　1.2企业数字档案馆应该完成的主要任务 　　1)标准和规范的制定：将国际、国家和行业标准细化为适应企业需要的规范和标准。 　　2)档案数字信息资源的建设：档案信息资源的采集、组织和开发利用。 　　3)应用系统的开发和网络环境的建设：要满足档案管理的要求，核心问题是数字档案的长期、真实性保存。 　　1.3企业数字档案馆的建设要注意的相关问题 　　1)企业数字档案馆已经突破了传统档案馆的实体保管模式，档案信息化不是孤立的，而是企业信息化的一个组成部分。 　　2)企业数字档案馆的建设需要巨大的资金和资源支持，很难有统一的模式可以遵循，企业所处的行业不同实现的方式会存在较大的区别：这与行业特点、企业定位、服务范围、信息资源组织等诸多因素相关。 　　3)标准化是数字档案馆的建设基础。电力行业能在全国各行业中率先建设数字档案馆，除了其所处的垄断行业具备雄厚的资金实力外，长期以来电力行业重视标准建设，为其信息化奠定了良好的基础。 　　2．企业数字档案馆建设策略分析 　　作为企业管理的一个方面，档案管理需要适应企业的业务发展，遵从企业的战略布局；受制于企业的内部条件，如资金、人力资源等。因此，数字档案馆建设不可能是大干快上，必须按照相应的策略实施。 　　2.1树立与企业战略规划相协调统一的理念 　　2.1.1战略对应 　　在企业信息化建设过程中，企业信息技术战略与企业整体战略规划息息相关，为了解释企业战略、信息技术战略以及与之相应的企业结构和信息技术结构之间的关系，Henderson和Venkatraman提出了战略对应模型，简称SAM模型。[2]如下图所示， 　　SAM模型解释了信息技术与企业战略相互依赖的关系，将信息技术传统的内部定位提升到战略高度，构建了企业与信息技术之间的战略“对应”；同时内部组织基础构架、业务流程与IT构架的结合又制约着企业战略和IT战略的形成，是实现企业战略目标的关键。模型认为战略的成功实施需要所有四个域的协同对应，战略对应的管理能力与企业信息化建设及这一过程中的企业绩效直接相关。 　　2.1.2数字档案馆的服务能力满足企业战略核心业务 　　随着企业信息化建设的深入开展，作为企业信息收集、处理、管理、开发利用的机构之一，档案馆面临着企业内部不断增长和变化的信息服务需求：企业战略规划、执行与科学决策需要翔实、有效的信息支撑，员工需要优质高效的信息和知识服务。数字档案馆的服务能力是关键因素。 　　企业数字档案馆的服务能力应满足企业战略核心业务要求。数字档案馆的服务能力是指服务能力是指档案馆以什么方式提供什么服务，以及为哪些人提供服务等。数字档案馆的服务能力必须与公司的企业战略相匹配，把企业的战略目标分解到档案管理的职能域，落实到数字档案馆的建设中。 　　2.1.3数字档案馆的建设实施要站在企业信息资源管理全局的战略高度上 　　要从企业整体信息资源建设的角度看待数字档案馆的建设实施，不能强调当前数字档案馆的建设重点而忽视企业整体信息资源的统一规划的工作。也就是说，信息资源的规划布局要具备全局的统一协调的理念，在信息资源分类和组织上要统一规划，形成统一的基础标准；而建设实施要考虑档案信息化的优先级，按照企业战略布局的要点来进行，突出重点。 　　2.1.4数字档案馆的建设是一个不断发展和适应企业发展的动态过程 　　 数字档案馆的实施是一个不断发展