档案资料整理的标准及要求(1).doc

1 - 档案资料整理的标准及要求 为促进学校各部门档案资料整理的规范性，提升学校档案管理水平，根据学校实际情况，特制定郑州市第五十八中学档案资料整理的标准及要求。 一、档案资料完整性要求： 1．档案资料的封面（对资料内容的概括）。 2．档案资料的目录（格式见附件）。 3．档案资料的内容： （1）相关文件或通知；（2）实施方案或工作计划；（3）相关制度；（4）简报或新闻报道；（5）图片；（6）其他佐证资料；（7）活动总结。 4．档案资料的文本格式要符合公文格式要求： （1）标题：大标题不能头重脚轻，用2号方正大标宋体居中，下面空一行写正文。 （2）正文：字体颜色黑色；一级标题3号黑体，二级标题3号楷体，三级标题及正文3号仿宋，数字、年月均使用阿拉伯数字。 （3）落款：正文结束空两行后落款（署名）3号仿宋；标题如果有单位名称，落款只写日期。 （4）页边距：上边距4厘米，下边距3.2厘米，左边距2.5厘米，右边距2.6厘米。 （5）行距：28磅；每页22行，每行28个字。 （6）整篇内容的段落设置：段前段后0行，固定值28磅。 （7）页码：小四阿拉伯数字，左右各放一条宋体小四一字线，页面下方居中。 二、档案资料用纸要求： 所有材料使用A4纸（除原件外）。 三、档案资料印制要求： 1．正式文件必须是红头格式并加盖公章（红头格式见附件）。 2．提交的图片资料每页打印两张（每张大小：约410*260），图片下方用四号仿宋字居中注明时间、地点、人物、事件。 3．所有资料均双面打印。 四、档案资料装订要求： 1．档案资料整理完成，用拉杆夹夹整齐，装入档案盒中。（如果一个档案盒中有多个拉杆夹文件，还需要另附总目录） 2．如果一项档案资料有多个档案盒，要在档案盒上有标注。 五、档案资料归档要求： 1．统一使用学校金色塑料档案盒。 2．档案资料的封面及档案盒的标签统一使用棕色牛皮纸。 六、附件： 1．档案盒标签示例。 2．档案资料的封面示例。 3．档案资料的目录示例。 4．正式文件的红头示例。 5．简报格式示例。 6．图片资料示例。 2018年12月12日 郑州市 中学 文明办 布置 各项 工作 资料 （3-1） 文 明 办 布 置 各 项 工 作 资 料 （3-1）  文明办布置各项工作资料 二0一八年十二月 卷 内 文 件 目 录 序号 文 件 材 料 题 名 日期 页码 备注 1 相关文件或通知（仿宋小四） 2018.1.12 1 2 实施方案或工作计划 2018.1.13 3 3 相关制度 2018.1.13 7 4 简报或新闻报道 2018.3.15 8 5 图片 2018.3.15 11 6 其他佐证资料 2018.9.15 13 7 活动总结 2018.12.27 25 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 郑58中【2018】19号  （注：红头文件的落款格式示例如下，注意此落款 要在偶数页的下方。） 2018年12月12日印发 简 报 郑州市第 第19期 2018年12月12日 （注：简报不需要落款）