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南 方 医 科 大 学 基建类档案管理实施细则 为进一步做好学校基建类档案的管理工作，充分发挥基建类档案在工程建设、使用维修和改建、扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》、国家教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》以及《广东省实施〈基本建设项目档案资料管理暂行规定〉细则》等法律法规,结合我校实际，特制定本实施细则。 第一条 基建类档案工作的基本原则 (一)基建类档案是指在基本建设管理和基本工程项目活动过程中从酝酿、决策至建成、使用的全过程中直接形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档有保存价值的，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、探测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、及配套的声像、缩微、电子档案等。主要包括两部分：1.基建综合管理档案；2.基建项目档案（包括基建工程项目和维修项目两种）。 (二)基建类档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建类档案工作的依据，必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、安全和有效利用。 (三)基建类档案工作必须纳入基建管理工作中，基建类档案经费在基建经费中开支。基建类档案工作必须实行“三参加”，即：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作。基建类档案工作也必须实行“三纳入”，即：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理，即：项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。 第二条 基建类档案归档范围的确定 (一)确定的原则 1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。 3.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，与建筑物完全一致并具有成套性。 (二)归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理,工程准备阶段文件、设计文件材料、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件等方面，具体范围详见附件2：《南方医科大学基建类档案归档范围和保管期限表》。 2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 (三)不归档的文件材料 1.正式施工前的草图，未定型图纸； 2.重份文件和重份图纸； 3.无查考价值临时性、事务性文件。 第三条 基建类档案的归档要求与立卷方法 (一)形成积累 1.基建部门应确定一位负责人分管基建类档案材料工作，并配备兼职档案员，负责做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。基建部门对每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料，必须指定一名工程技术人员为兼职档案员，负责收集、整理、立卷、归档工作。基建部门应督促各施工单位及其它相关单位指定工程技术资料人员负责建设过程中的基建类档案材料的收集、整理、立卷归档工作。 2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务，可由基建部门印制统一的归档用信封，并将基建文件材料归档范围明示各相关单位。基建类档案材料收集、整理工作要与项目建设进程同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理工作，重大项目在验收前一个月基建处兼职档案员做好归档预验收工作，待项目竣工验收后，由基建部门兼职档案员统一归档，交档案部门。 3.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建类档案材料，最后统一移交档案部门。 4.档案部门对应归档基建类档案材料进行业务上的监督及指导，督促、指导基建部门兼职档案人员及工程技术资料人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，各相关单位文件材料由本单位兼职档案员负责整理归档，具体归档范围（见附件2）（其中设计、施工、监理单位应归档文件材料由设计、施工、监理单位指定人员整理后，填写《基建类档案移交书》交建设单位兼职档案员负责最后移交档案部门）。 5.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。基建部门要检查设计、施工、监理单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能提示其性质与特征。 6.归档时必须有竣工图，对竣工图的编制要求如下： (1