公司共享文件管理制度.pdf
在当今社会生活中,很多场合都离不了制度,制度是国家法律、
法令、政策的具体化,是人们行动的准则和依据。那么制度的格式,
你掌握了吗?以下是小编为大家收集的公司共享文件管理制度,仅供
参考,大家一起来看看吧。
公司共享文件管理制度1
1、目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、
制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文
件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规
范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际
工作情况,特制定本制度。
2、适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、
废止和备案。
3、定义
3.1文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规
范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工
具。
3.2受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保
持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无
“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相
关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4、职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制
度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责
文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系
文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件
立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
、文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件:公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的
概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工
手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件:规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文
件。
5.1.3三级文件:各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流
程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等,包括
具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件:表格、表单类文件,凡记录作业结果所用的表格
等。
6、文件编号、标识与控制
6.1文件编号:[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件
顺序号+时间
注:各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件
及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的
提供给客户的文件为非受控文件,不作标识;
本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效,以其标题、日期作为
标识,不必跟踪回收其过期版本。
、文件编制、审核、批准和发布
7.1行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件:公司组织机构设置、人事任免涉及公司经
营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告,由人
事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件:如人力资源管理制度、技术文件管理制度、
财务管理制度,由各部门依本制度4.3条负责编制。
(3)各部门行政性文件:各部门因部门管理及工作开展所需求发布
的通知/通告,由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内
部业务便签》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件
审阅签发单》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。
7.2文件归档、发放、保管
7.2.1文件归档
(1)经审批后的文件,人事行政部负责填写“文件/记录目录”,并
且将电子档和纸张文