公司共享文件管理制度.pdf

在当今社会生活中，很多场合都离不了制度，制度是国家法律、

法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。那么制度的格式，

你掌握了吗？以下是小编为大家收集的公司共享文件管理制度，仅供

参考，大家一起来看看吧。

公司共享文件管理制度1

1、目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、

制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文

件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规

范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际

工作情况，特制定本制度。

2、适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、

废止和备案。

3、定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规

范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工

具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保

持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无

“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相

关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4、职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制

度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系

文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件

立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

、文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的

概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工

手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文

件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流

程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括

具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格

等。

6、文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件

顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件

及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的

提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;

本;

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为

标识，不必跟踪回收其过期版本。

、文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经

营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人

事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、

财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布

的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内

部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件

审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并

且将电子档和纸张文