公司文件归档与管理制度.doc

公司文件归档与管理制度

TOC\o1-2\h\u4004第一章总则 1

80351.1目的与适用范围 1

162221.2管理原则 1

30264第二章文件分类与编号 2

163712.1文件分类标准 2

163432.2文件编号规则 2

28958第三章文件归档流程 2

127683.1归档准备 2

316233.2归档操作 2

7614第四章文件保管 3

42924.1保管设施与环境 3

258874.2保管期限与处置 3

28792第五章文件利用 3

171815.1文件查阅 3

8475.2文件复制 3

6088第六章文件保密 3

89306.1保密级别设定 3

43396.2保密措施 4

7635第七章文件销毁 4

88157.1销毁条件与程序 4

167907.2销毁记录 4

4379第八章监督与检查 4

163318.1监督机制 4

121448.2检查内容与频率 5

第一章总则

1.1目的与适用范围

为了加强公司文件的管理，保证文件的完整性、准确性和可查阅性，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。本制度适用于公司内部各类文件的归档与管理。

1.2管理原则

文件归档与管理应遵循以下原则：

规范化原则：按照规定的流程和标准进行文件的分类、编号、归档、保管、利用和销毁，保证文件管理的规范化和标准化。

完整性原则：保证文件的内容完整，不遗漏任何重要信息。

安全性原则：采取必要的安全措施，保证文件的安全保管，防止文件丢失、泄露或损坏。

便利性原则：便于文件的查阅和利用，提高工作效率。

第二章文件分类与编号

2.1文件分类标准

公司文件按照内容和性质分为以下几类：

行政管理类文件：包括公司的规章制度、通知、报告、会议纪要等。

业务管理类文件：涉及公司的业务流程、合同、项目文档、客户资料等。

财务会计类文件：包含财务报表、账目凭证、审计报告等。

人力资源类文件：有员工档案、招聘资料、培训记录等。

2.2文件编号规则

文件编号采用统一的编码体系，以便于识别和管理。编号规则如下：

编号由部门代码、文件类型代码、年份和流水号组成。

部门代码采用两位字母缩写，代表不同的部门。

文件类型代码采用两位数字表示，对应不同的文件类型。

年份采用四位数字表示。

流水号为三位数字，从001开始依次递增。

第三章文件归档流程

3.1归档准备

在进行文件归档前，需要做好以下准备工作：

收集需要归档的文件，保证文件的完整性和准确性。

对文件进行初步整理，按照文件分类标准进行分类。

检查文件的内容和格式，如有需要，进行必要的修改和完善。

3.2归档操作

文件归档的具体操作步骤如下：

根据文件编号规则，为每个文件编制唯一的编号。

在归档目录中记录文件的编号、名称、日期、页数等信息。

将文件放入相应的档案盒中，并在档案盒上标注编号和文件类别。

将归档后的文件按照分类存放于档案库中，保证存放位置的清晰和便于查找。

第四章文件保管

4.1保管设施与环境

为保证文件的安全保管，公司应配备专门的保管设施，并提供适宜的保管环境：

档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，保证文件的安全。

控制档案库的温度和湿度，保持在适宜的范围内，以防止文件受潮、发霉或变形。

安装必要的监控设备和报警系统，加强对档案库的安全监控。

4.2保管期限与处置

根据文件的重要性和使用价值，确定不同的保管期限：

重要文件的保管期限为长期，一般文件的保管期限为短期。

保管期限届满的文件，应按照规定的程序进行处置。对于无保存价值的文件，进行销毁处理；对于有一定参考价值的文件，可进行转移或缩微处理。

第五章文件利用

5.1文件查阅

公司员工因工作需要查阅文件时，应按照以下规定进行：

填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息。

经部门负责人批准后，向档案管理人员提出查阅申请。

档案管理人员根据申请表，查找相应的文件，并在指定的地点提供查阅服务。

5.2文件复制

如需复制文件，应遵循以下程序：

在文件查阅申请表中注明需要复制的文件名称、编号和复制份数。

经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。

复制的文件应加盖“副本”章，并注明复制日期和份数。

第六章文件保密

6.1保密级别设定

根据文件的内容和性质，设定不同的保密级别：

绝密级：涉及公司核心机密的文件，如商业秘密、技术秘密等。

机密级：重要的公司内部文件，如财务报表、营销策略等。

秘密级：一般的公司内部文件，