文书处理相关问题壹、公文制作及核拟1、公文制作是否一定要分三段呢.doc

PAGE  PAGE 42 文書處理相關問題 壹、公文製作及核擬 公文製作是否一定要分三段呢? 答：依「文書處理手冊」第17點（二）1規定，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 公文書函與函之區別? 答： 「書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。」已明確說明書函之意義及書函與函之區別。 文書處理手冊第40點（三）4規定：「書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。」 公文之稱謂用語疑義？ 答：機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」。稱謂用語「君」之用法，雖中外有不同，惟古今皆以「君」為尊稱他人之詞，故公文用語以「君」通稱人民。 請釋「數件來文歸屬同一事由」之情形？ 答：數件來文歸屬同一事由，如能符合文書處理手冊第16點（一）規定之正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整等文字使用作業要求者，亦得併案辦理，各機關得視案情予以活用。另為推動文書簡化，第46點（三）規定，不同機關之來文，案由相同其答復同者，應併辦一稿，分知各來文機關。是以，各機關處理他機關來文、人民陳情案件等各類文書，如有數件來文之案由相同或答復相同等，得依上開規定本於權責決定是否併案辦理。（100.11.18院臺秘字第1000062959號） 請釋「文書處理手冊」第16點（二）有關引敘來文或法令 條文，以扼要摘敘足供參證為度之涵義？ 答：「文書處理手冊」第16點（二）規定，公文擬稿引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。該手冊第19點（三）亦規定，承轉公文請摘敘來文要點，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。按「公文程式條例」第8條業規定公文文字應簡淺明確，「文書處理手冊」上開規定係規範公文擬稿如需引敘來文或法令條文，應以足供參證為原則進行扼要摘敘，尚不宜全文引敘；如有無法摘敘或有提供全文之必要者，可依規定列為附件隨文附送。（100.12.9院臺秘字第1000067504號） 如何區分一文多稿與併案？ 答： 一文多稿：一案須辦數文時，得以多稿方式辦理，以“同一文號”，於公文製作時附貼2個以上文稿（不含內部簽），發給多位受文者，但每一稿的內容有部分差異，其公文製作步驟如下： 1、於公文製作選單，點選打新公文-紙本簽核 2、第一稿：開啟筆硯公文製作後於範本畫面選擇第一稿的公文範本，按確定即可開啟函的公文範本或於步驟1滑鼠點二下亦可開啟範本。 2 1 3、於各欄位填入公文資訊。 4、公文繕打完成後，按存檔鈕存至個人電腦。 1 11 2 1 5、若支稿範本同第一稿範本，點選開啟新檔 一文多稿，並輸入文件名稱後按確定鈕。 13 33 2 6、系統自動複製第一稿內容即完成第二稿。 7、若支稿範本不同於一、二稿時，點選文件內容，按新增一筆鈕。 2 1 8、於畫面選擇支稿範本(以書函為範本)，選擇完畢後按確定。 2 1 9、文件內容設定畫面即出現選擇的支稿範本，確定無誤後按確定鈕。若欲刪除支稿按刪除鈕即可刪除。 10、於各欄位輸入公文資訊，取公文文號後即完成一文多稿。 11、按取公文文號鈕，因為多稿公文，因此資料輸入區訊息會出現三次。 第一稿 第二稿 第三稿 12、取號成功三稿會自動帶出文號、支稿於文號尾碼帶支稿號。 （二）併辦： 1、各件公文案情相同者或同一案情之正副本以併案辦理。 2、併辦係將二件以上不同文號公文，合併為一案簽辦。 3、併辦公文“不一定同時收到，但一定同時簽辦，且為“不同文號 ”。 4、併辦以首件來之辦結時間計算全案各件之處理日數。 （三）彙辦： 1、需彙整始能辦理答復或轉行之各件公文。 2、蒐集資料對象回復之各件公文。 3、彙辦案件，承辦人針對首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號，並同時將之轉為「銷號未結案件」（銷號續辦案件），後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號，惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎，並以該件計算本彙辦案處理時效，該件辦結銷號時，同時註銷首件銷號未結紀錄。 「請查照」與「請查收」有何不同? 「請查收」是否為公文用語? 答：公文用語沒有具體的範圍，原則上只要公文常用的用語，都可當作公文 用語，查照、查收都可以。查照，係公文上為使對方知悉、辦理的期望用語，多用在「主旨」段結束語，通常適用於平行或下行機關。查收，係指致送對方物件，請其查明點收時使用，使用範圍較特定、具體，不如「查照」使用