文书处理规范与制作-国立勤益科技大学.ppt

文書處理與公文寫作;前言;文書處理;文書處理;文書之機密性，應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。 1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。 2.一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 3.處理一般文書，仍應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。 4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收；非由承辦人員親自傳遞時，應密封交遞。(傳遞過程應使用黃色公文夾) 本校應保密（列為「密」等級）業務項目表，請參閱.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.phpUnit=19 ;文書時間性，應參據來文規定或實際需要區分辦理 1.文書處理，應採隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 2.除限期公文應依來文規定辦理外，一般公文處理時限基準如下： 最速件：1日（採用紅色公文夾） 速件：3日（採用藍色公文夾） 普通件：6日(採用白色公文夾） 為釐清責任，文書處理過程有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並記明日期及時間。 例如：103年6月30日下午4時30分，縮寫為0630/1630。;為明確各單位業務劃分及授權範圍，提高行政效率，學校訂有「分層負責明細表實施要領」及「分層負責明細表」(學校網站--人事室—表單下載) 公文處理應依核定之分層負責明細表辦理，依本校現行權責劃分共有--校長(第一層)、單位主管(第二層)、組長(第三層)、承辦人(第四層)。 公文簽辦過程，雖完成送會、陳核、核定等程序，但倘若公文承辦人員製作公文過程，敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤或遺漏者，承辦人員仍應負責，故不可不甚。 ;公文程式條例第2條：公文類別分為「令」、「呈」、 「咨」、 「函」、「公告」、「其他公文」六類。 本校「公文處理作業要點」就校內常用公文自訂類別，區分為「令」、「函」、「公告」、 「書函」、 「開會通知」、 「公務電話紀錄」及「其他公文」七類。 所謂「其他公文」，係指其他因辦理公務需要之文書。;函：處理公務過程，有下列情形之一時使用。 上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請或答復時。 簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。;以本校較常使用之其他公文類別，說明如下： 開會通知單：召集會議時使用。 提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 報告：調查報告、研究報告、評估報告等。 聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢附。;證明書：對人、事、物之證明時使用；例如：研習證明書、獎狀。 證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用；例如：學位證書。 契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用；例如：聘(僱)用契約書。 說帖：就掌理業務詳述辦理情形，請相關部門予以支持時使用。 為避免聘書、感謝狀、獎狀、研習證書等各類書狀格式雜亂，學校訂有「研習證書暨獎狀套印規範」及範例檔案，請自行參閱.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.phpUnit=19 ;文字使用應符合「簡、淺、明、確」之要求： 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏 同一案情的處理方法不可前後矛盾。 對每份公文，均應從各種角度、立場詳加考量，並與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求具體、適切可行，並備齊各種必需文件，構成完整之幕僚作業。;「簽」是行政人員最常撰寫的公文，為幕僚處理公務意見之表達，以供長官暸解案情，並作為抉擇之依據。 「簽」經由「擬辦、送會、陳核、核定」流程，應可完整呈現從承辦單位、相關單位、核稿長官及校長，所有橫向、縱向關係對案件之整體意見。 一份好的簽呈，應該有組織、有條理、具連貫性，讓核稿長官能用最短時間，理解所有案情及其可行方案之利幣得失。 ;案件主要來源 1.主管機關或其他機關、學校來文。 2.會議決議、長官交辦。 3.民眾、學生等之陳情或反應事項(含電話紀錄、E-Mail)。 4.輿論報導或依法應主動辦理之事項。 5.業務創新、流程改善或主動發現問題之處理等。 簽--撰擬過程 1.充份瞭解案件背景、法令依據。 2.思考所有可行、不可行方案，並換個角度再多想一下 -