技术文件归档、发放、作废管理规定.doc

受控编号： 技术文件归档、发放、作废管理规定 A/1 版 编制 审核 批准 2011-03-15发布 2011-04-01实施 技术文件归档、发放、作废管理规定 1 目的及范围 为规范公司技术文件的管理，使文件的归档、晒制、发放、作废、撤回、借阅、出厂等过程处于受控状态，确保技术文件的正确、完整、统一、有效使用。 技术文件包括产品设计和开发全过程中所形成的：产品图样及设计文件、工艺文件、工装技术文件，设计和开发策划的结果、产品设计或改进输入、输出评审资料、工艺评审资料、重要记录、鉴定资料以及完整性要求的其它各类文件。 2 职责 2.1 文件编制人员对文件的正确、齐全、完整、统一负责，并对文件更改的正确性负责； 2.2 文件使用部门对使用文件的有效性、完整性及部门文件实施有效管理负责； 2.3 技术中心（档案部门）对存档文件的保管、登记、晒（复）制质量、发放、作废、销毁、换版、借阅等工作质量和有效性负责。 2.4 采购部对供方用技术文件的更改、作废撤回和管理有效性负责。 3 流程说明 3.1归档 技术文件编制完成并经过审批后，技术文件编制人员（或项目组）及时将技术文件整理归档；同时应填写《技术文件移交（出图）单》（表2F050—1），纸质文档和电子文档应同时归档，并保证两种文档的一致性。归档技术文件应无破损、无污迹、无折叠印，并保证归档技术文件完整、齐全。 3.2 晒制 3.2.1 研发新产品的产品图样及工艺文件由技术中心办公室依据《技术文件发放一览表》（表2F050—2）晒制。 3.2.2 工装产品图（含工装工艺）由工装设计部门下发《工装产品晒图明细表》，技术中心办公室按要求晒制。 3.2.3 更改通知单由技术中心办公室对更改通知单上新增和换新图纸按照更改通知单上所涉及部门进行晒制，更改通知单可采用复印形式发放。 3.2.4 临时性技术文件由文件编制部门填写《技术文件晒制审批单》（表2F050—3），经编制部门负责人批准，技术中心审查后晒制。 3.2.5 新签订的技术协议书规定的产品图纸等技术文件（给供方提供一份），由技术协议签订部门填写《技术文件晒制审批单》，经技术协议签订部门负责人审批，档案室调档、晒制，由技术协议签订部门随技术协议发放。 3.2.6 在技术协议规定的附图明细内需增晒份数、以旧换新的，需由采购部填写《技术文件晒制审批单》，经采购部领导批准和协议签订部门负责人审批，交档案室调档、晒制。 3.2.7 暂时没有技术协议，供方又确需产品图纸等技术文件进行前期技术准备时，技术协议拟订人员填写《技术文件晒制审批单》，经技术协议签订部门负责人批准后，交档案室调档、晒制。 3.2.8 技术文件的使用期和再晒制处理 a）部门装订成册的产品图样及工艺文件等正常使用期不低于二年，生产现场使用的产品图样、工艺文件正常使用期不低于一年。以文件上有效标识为判断依据。底图文件有效期按照《底图文件换版期限》（表2F050—5）执行。 b）再晒制处理，根据使用期等对再次晒制文件分为二类：a：以旧换新晒制；b：丢失晒制。 ——以旧换新晒制，由使用部门填写《技术文件晒制审批单》并注明“以旧换新”，经部门领导批准，同时填写《技术文件撤回记录》（表2F050—6），交由技术中心办公室审批后晒制，晒图员按规定加盖有效标识后发放，同时在撤回旧图上加盖“作废”章后收回。 ——因保管不善而造成丢失，使用部门应提出书面申请，经使用部门领导与技术中心分管领导同意后晒制，同时，技术中心办公室依据情节轻重对图纸使用部门给予通报批评及经济处罚，处罚标准按3.10执行,若反复出现图纸丢失行为,将视情节予以重罚。 3.3 发放 3.3.1 发放部门建立保持保存必要的发放程序和相应记录。 3.3.2 产品图样及设计文件、工艺文件、工装文件等文件发放范围和数量，依据《技术文件发放一览表》、《技术文件晒制审批单》和更改通知单规定发放。 3.3.3 新产品的图样、设计文件及工艺文件、工装产品图由技术中心档案室加盖有效标识，装订成册，发放至使用部门。 3.3.4 临时性用技术文件由文件编制部门到档案室领取发放。 3.3.5 由技术中心档案室负责新发放技术文件的有效标识，以保证使用现场为有效版本，正常生产用技术文件加盖当年年份章；新产品试制加盖“试制”章，如果试制产品改为生产，并且产品图样未变动，可以在原试制产品技术文件上加盖年份章；由于特殊原因等临时性用技术文件，加盖“一次性用图”标识为有效。 3.3.6 使用部门必须设立兼职档案员,由兼职档案员在《技术文件发放登记表》（表2F050—4）上签字并接收确认，交接时要逐张清点，签字要签全姓名和日期，以备查询；并及时填写维护本部门的《技术文件清单》（表2F050—7）。 3.4 标识及有效性确认 3.4.1 发放和使用