网购物资管理暂行办法.doc

PAGE

PAGE4

网购物资管理暂行办法

第一章总则

第一条为充分利用网络采购平台，拓宽采购的方式方法，规范网络采购行为，以及时、快速、安全采购到质优价廉的物资，有效降低采购成本，提升采购效率，特制定本暂行管理办法。

第二条本办法适用于*************有限责任公司（以下简称“公司”）办公后勤、生产、维修用零星辅助材料的采购。

第二章释义及职责分工

第三条网购物资，是指以网络媒体和网络技术为载体，经过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式，在现实交易中完成采购的行为。

网购平台，是指基于互联网，为促成买卖双方交易而建立的平台。如天猫官网、亚马逊、京东商城、苏宁易购、阿里巴巴、淘宝、一号店等大型网站进行采购。

第四条办公室、供应处作为网络采购的履行主体负责网络采购的具体执行，按照专业制度的管理要求，及时做好采购物品的到货验收和申请汇款、发票签收及交接等工作。

办公室职责

（1）负责办公用品、耗材、低值易耗品、后勤物资等物资的采购，设置兼职网络采购员1名,并建立网络采购电子台帐。

（2）每月根据各用料部门申报的月度采购计划和年度办公用品预算分解情况，核定物资库存，形成公司采购计划，报公司领导审批后落实采购，并负责所采购物资的到货验收、申请汇款、发票签收等工作。

（3）每月负责开展网络供应商的价格信息统计工作，建立健全网络电商数据库，做好付款登记台账，跟踪物资到货记录。

2、供应处职责

（1）负责生产维修用辅材和后勤维修用开关、灯具、五金件及辅材等物资的采购，设置兼职网络采购员1名,并建立网络采购电子台帐。

（2）每月根据各用料部门申报的月度采购计划，核定物资库存，形成公司采购计划，报公司领导审批后落实采购，并负责所采购物资的到货验收、申请汇款、发票签收等工作。

（3）每月负责开展网络供应商的价格信息统计工作，建立健全网络电商数据库，做好付款登记台账，跟踪物资到货记录。

（4）供应业务员负责编制采购虚拟合同（合同即交易单打印件，经部门负责人确认）台账。

3、财务处职责

第九条：采购价格确定

1.网络采购价格要选价格相对集中且价格较低的供货渠道。例如：哈尔滨轴承30312，多数店铺报价在40-50元/只之间（含运费），一家报价25元/只（含运费），建议采购40元/只。若报价25元/只的电商，发货量较多且好评较多，能证明其质量较好，也可以进行选择。

2.对符合要求的供货渠道进行网页截屏并附网站链接，并请财务处进行初步审核。如有议价，需要将与电商议价的重要信息进行截屏。

3.网站截屏需包含物资名称、商品详情、规格、实物图片、单价、运费、是否7天无理由退货及议价过程等必要的评审要素。

4.经财务处审核通过后，由供应处或办公室打印截屏内容并制作比价表汇总后请相关部门审核会签并报公司分管领导审核批准。

5.根据批准结果由供应处或办公室业务员进行付款结算，结算根据网购平台要求进行交易。在对电商进行下单过程中可以采用两种方式：

（1）原则上采用公司注册的企业账号进行采购。由公司财务处负责在网购平台上以企业实名申请注册一个买家账号，网络采购员负责日常账号管理，并做好帐号保密工作，经公司主要负责人审批后并报财务处备案。网络采购申请预付款时，办理付款会签手续与网络确定采购物资同时进行，财务处在收到单据和确认已生成订单后24个小时内，将款项汇到网络供应商指定的账户。

（2）由供应处业或办公室务员使用个人账号进行交易，在办理网络支付手续后，打印交易相关信息。仓库保员验收合格后，可依据发票及采购比价等资料进行现金报销。业务员负责做好支付台账登记，同时要选择运费险。

6、收到货物及发票，如无质量问题，由仓库保管员办理入库手续，业务员将发票交财务处办理入账手续。

7、如物资到货，收件人对外包装进行验收，如发现包装有严重破损，直接进行拒收，业务员负责与网络店商进行联系退货，办理退货手续。

第四章计划管理

第十条采购计划

网购物资采购计划是物资实施进货的依据，也是采购合同签订与执行的前提。严禁、杜绝无计划采购，采购计划分为月度采购计划和紧急采购计划。

第十一条计划申报

各用料部门需本着节约的原则，按各类物资计划申报要求，列明产品名称、规格型号、计量单位、用途、数量等内容，若有特殊要求的物资还需提供样品、图样、生产厂家等信息。月度物资采购计划需经办部门负责人和公司分管领导审批后执行采购；紧急物资采购计划，需填报急件计划申报表，经部门负责人和公司分管领导审批后执行采购。原则上单笔交易金额不超过5000元，如超过5000元需拟定专题报告，报公司分管领导和主要领导审批后方可执行采购。

办公用品计划申报：各用料部门负责申报本部门日常所需办公用品的汇总清单，并在每月25日前上报次月物资使用计划至办公室，办公室形成