内部订单预算创建行业标准流程DOC.doc

内部订单预算创建流程 流程说明 此流程描述对专项费用、资本化支出在SAP系统中建立内部订单预算额度，以达当实际开支或将要发生费用（如采购请求）时由系统协助进行预算控制。 具体预算控管项目及该项目对应之内部订单类型如下表： 控管分类 控管项目 内部订单类型 内部订单编号范围 专项费用 广告费用——户外看板 AD01 100000000-199999999 (在此范围内由系统自动给定内部订单编号) 广告费用——型录 AD02 广告费用——电视广播网络 AD03 广告费用——报刊杂志黄页 AD04 广告费用——赠品 AD05 教育训练费 ET01 研发费用 RD01 资本化费用 资本化费用 CA01 其他专项费用 其他专项费用 Z999 内部订单类型划分定义及编码规则详见附件一。 在系统内，对预算的控制共有三种情形实施预警： 当开支（含将要开支）达90%时，系统自动提示警告画面，该画面提示给实际作业部门之操作人员，以引起注意； 当开支（含将要开支）达95%时，系统除自动提示警告信息画面外，另E-Mail给财务预算计划人员，以引起重视（财务预算计划人员必须于后台设定，如未设定，则系统视同第三种方式提示不能报支画面）； 当开支（含将要开支）达100%时，系统自动提示不能报支信息，此时，作业部门及时知会相关部门，提醒其追加预算。 相关部门如须使用专项预算或资本化支出时，须填列“内部订单维护申请表”（格式见附件一），转财务审核后方可于系统创建。实务中，家具公司使用内部订单均为统计性质。 注意事项： 当预算为资本化支出时，一定要在摘要内写明数量、品名或型号，以便于相关人员于系统内检核； 专项费用或资本化费用先行预付时，内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制，但若与采购请求同步于系统作业时，系统将以采购请求金额作为预算控制之源头，此时预付之定金将在该采购订单上反映。 若无采购请求，而直接创建采购订单，则系统将以采购订单作为预算控制之源头。 对于预算的预警控制，在SAP系统中以预算数为基准，而不是以计划数为基准，但其报表比较时，以计划与实际作比较，不是以预算与实际作比较。因此，在输入预算时须同步输入计划数，且计划数必须细化至成本要素，否则计划与实际将无法比较。 平时，财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况，并将未关闭之内部订单进行专案管理，一旦内部订单使用完毕，财务计划人员及时于系统内关闭。 每年重复性内部订单（如教育训练费用），建议创建一个内部订单号即可，以方便年度比较。 流程图 系统操作 操作范例 例1：市场处与A省长江电视台签订了一项大型电视广告，合约总金额为18万，该笔费用已纳入2001年年度计划，预算总额为20万。合约签订后，市场经办人员向财务部门申请内部订单编号，以便于提出采购申请。 例2：因公司ERP上线之需要，华南一区A责任中心须购置电脑一台，价值为1万元。电脑采购案已纳入年度计划之中，额度为1万元。经资讯审核，电脑型号为DELL PIII 900。(假设在建工程编号已创建) 系统菜单及交易代码 会计?控制?内部定单?主数据?特殊功能?订单?创建 交易代码：KO01 会计?控制?内部定单?计划?成本和作业输入?更改 交易代码：KPF6 会计?控制?内部定单?制定预算?最初预算?更改 交易代码：KO22 (创建内部订单时，上述三个动作必须全部完成才能完整) 系统屏幕及栏位解释 案例1：创建大型电视广告20万内部订单 由于创建的是大型电视广告，故选择订单类型AD03，按Enter键或钮进入下一个画面。  栏位名称 栏位说明 资料范例 订单 指内部订单编号，由系统自动给定 系统内定 简要说明 必输项，指该专项费用或资本化支出的主要内容 大型电视广告 公司代码 必选项，指该笔专项费用或资本化支出在哪个公司下发生的。本例为公司总部发生 F001 业务范围 必选项，指该笔专项费用或资本化支出在董事会还是家具事业部发生。就家具公司而言，只有家具事业部才会进行预算控制，本例选1002 1002 对象分类 必选项。由于该栏位对家具公司不适用，故采系统缺省值。 系统缺省值 输入上述相关信息后，按纽保存，进入下一画面。  保存后，系统自动在左下角显示订单编号100000067信息，此时将该编号填列在“内部订单维护申请表”上，以告知相关单位。 上述内部订单编号创建后，接下去开始输入内部订单计划金额。画面如下：  栏位名称 栏位说明 资料范例 版本 必选项。SAP系统设定中，在一个控制范围下所有计划只有在0版本中才会与实际（包括计划价格计算在内）进行比较，其他计划版本仅是供参考依据用，不作其他用途。因此对震旦中国而言，另外已事先设定了计划版本号Q1、Q2、Q3分别对应为：震旦中国第一次计划修正版、震旦中国第二次计划修正版、震旦中国第三次计划修正版