(精简)第5章企业非计算机信息系统的管理.ppt

5.4.3 企业会议管理的艺术 Information Management 5.4 企业会议的管理 1.会议主持者的语言艺术 会议效率不高的原因： ▲重要会议时间安排不当：星期五下午，星期一 ▲何时开会，几乎都不征询员工的意见 ▲“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席 ▲实际到会的往往与议题关系并不是最密切的人 2.讲究对会议成本进行经济核算 3.掌握提高会议效率的规范 5.4.3 企业会议管理的艺术 Information Management 5.4 企业会议的管理 1.会议主持者的语言艺术 2.讲究对会议成本进行经济核算 3.掌握提高会议效率的规范 ①只在必要时才开的会议； ②只在认真筹划过后才开的会议 ③一切准备工作就绪后才开的会 ④总是提前拟订和分发会议程序 ⑤所有与会者都遵守时间，不迟到，不早退 ⑥会议邀请了在与会者中具有威望的人出席 ⑦会议具有明确的议题和结论 ⑧会议记录了所有决议、建议和负责人 （1）高效率会议的特征 5.4.3 企业会议管理的艺术 Information Management 5.4 企业会议的管理 1.会议主持者的语言艺术 2.讲究对会议成本进行经济核算 3.掌握提高会议效率的规范 （1）高效率会议的特征 （2）高效率会议应该遵循的规范 ①会议时间安排的规范。 ▲2-3天以上的会，安排在主要与会者有时间与会 ①上午8-9时，不宜进行业务分析 ②上午9-10时，比较适合进行一对一会谈，业务会议的最佳时间 ③上午10时-12时， ④下午上班后-3时 比较适合集思广益类的会议。 ⑤下午3时到下班，不宜安排会议 ▲1-2小时的会议，则讲究会议时间的选择 5.4.3 企业会议管理的艺术 Information Management 5.4 企业会议的管理 1.会议主持者的语言艺术 2.讲究对会议成本进行经济核算 3.掌握提高会议效率的规范 （1）高效率会议的特征 （2）高效率会议应该遵循的规范 ①会议时间安排的规范。 ②会议组织和运作程序的规范 ①会议准备期间 ▲首先了解所有与会者的每周工作安排时间表，以便找出保证所有与会人到会的开会时间 ▲准备会议议程表及相关资料 ▲通知所有与会者准备发言 ②会议召开期间 ▲一定要准时开会 ▲对迟到者要予以批评 ▲所有与会者都应该知道尊重别人的意见 ▲各与会的业务单位负责人对会议能否达成一致负直接责任。 ③会议结束 ▲应该准时结束 ▲不要动辄延长会议时间 ▲结束2-3天后发出会议纪要 ▲所有与会者应该承担起对会议质量进行反馈的职责 5.4.3 企业会议管理的艺术 Information Management 5.4 企业会议的管理 1.会议主持者的语言艺术 2.讲究对会议成本进行经济核算 3.掌握提高会议效率的规范 （1）高效率会议的特征 （2）高效率会议应该遵循的规范 ①会议时间安排的规范。 ②会议组织和运作程序的规范 ③固定的会议流程规范 ▲一个中心 以整个会议的议程为中心，明确的议程可以帮助会议有序进行 ▲两个基本点 ①会议开始前的准 ②会议结束后的跟踪 5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 （1）传统纸质文献信息系统的管理（档案管理） ①文献存储管理 ②文献服务管理 ③文献保护 （2）电子档案系统管理 电子档案的归档、维护、利用和安全管理 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 2.企业文献信息系统管理的类型 （1）技术档案系统 （2）人事档案系统 （3）文书档案系统 （4）经营档案系统 （5）书、报、刊资料系统 （6）电子档案系统 5.5.1 企业文献信息系统管理概述 1.企业文献信息系统管理的内容 Management 5.5 企业文献信息系统的管理 2.企业文献信息系统管理的类型 3.企业文献信息管理的认识误区 认为：企业文献信息管理可以照搬图书馆、档案馆