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实现档案管理现代化对策探讨 　　摘要：档案管理现代化提高了工作效率，是时代发展的必然。要提高现代档案管理水平，必须建立规范化的工作程序和方法、加快数据准备等基础整理工作，才能有效推进档案现代化管理进程。 　　关键词：档案管理；现代化；计算机；基础工作 　　中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1002―2589（2011）11―0139―02 　　 　　档案管理现代化就是要加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，这是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。中国档案部门应用电子计算机可追溯到20世纪７０年代，但真正有计划地建立自己的系统是20世纪80年代，经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。 　　计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃 [1]。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。 　　要实现档案管理现代化，就得先从基础工作开始着手，搞好基础工作建设，才能真正实现档案管理现代化。那么，如何才能加强档案工作基础建设呢？怎样才能推动档案管理的基础整理工作呢？ 　　一、实行标准化、规范化的工作程序和方法 　　从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作，这是现代档案管理最基础的工作。 　　１.对案卷实行全面普查。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 　　２.实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 　　３.规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。１９８６年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合该馆著录工作的著录细则。 　　４.统一分类号，保证检索查找。计算机检索的显著优势就是能够满足人们随意检索的需要[2]。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“人事”问题涉及的行业较多，我们就统一归入“Ｊ”类，然后再根据每一文件具体特征，辅以关键词标识加以区分。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。 　　５.规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查找，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查找是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我们认为，规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如市计划委员会简称为计委，市计划生育委员会简称为市计生委，而不能都简称为市计委。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中，将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐；如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名中含义不清的文种，出现很影响检索的准确率。所以我们要规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中，就区分出每份文件的实质作用。 　　6.为以后的目录管理打基