档案管理工作规范.docx

?一、总则

1.目的

为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于本单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。

3.基本原则

档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性、系统性和保密性，确保档案管理工作与单位各项工作协调发展。

二、档案管理机构及职责

1.档案管理部门

设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的档案管理工作。

2.档案管理人员职责

-负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

-制定和执行档案管理制度，确保档案管理工作规范化、标准化。

-对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。

-开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。

-为单位各部门提供档案查阅和利用服务，积极参与单位各项工作，提供档案支持。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。

-上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。

-本单位形成的各类公文、会议记录、工作计划、总结、报表、合同、协议、信函等。

-本单位在业务活动中产生的技术文件、科研成果、产品资料、项目档案等。

-本单位工作人员在工作中形成的个人业务档案、培训记录、考核材料等。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。

-收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。

-对重要的档案材料应进行备份，防止丢失。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。

4.整理方法

-分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等类别。

-编号：对每一类档案编制固定的编号，以便于管理和查找。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查阅。

-装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。

四、档案的归档

1.归档时间

-文书档案应在次年上半年归档。

-业务档案应在项目结束后及时归档。

-人事档案应在人员调动、离职等手续办理完毕后及时归档。

2.归档程序

-各部门将收集整理好的档案材料进行初步审核，确保档案材料符合归档要求。

-填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案交档案管理部门。

-档案管理部门对接收的档案进行再次审核，无误后进行登记入库。

五、档案的保管

1.保管场所

-设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。

-档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

2.保管设备

-配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。

-定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.档案保管期限

-根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。

-档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自更改。

4.档案清查

-定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。

-清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查结果进行详细记录，发现问题及时处理。

六、档案的利用

1.利用原则

-严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本单位的档案管理制度，确保档案利用的合法性、安全性和规范性。

-坚持方便利用、服务大局的原则，积极为单位各项工作提供档案支持。

2.利用方式

-查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。

-借阅：因特殊