安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程.doc-附件3.doc

附件3 安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程 档案整理流程包括收集、鉴定、分类、组卷、移交、案卷归档。具体流程如下： 一、收集 业务经办人员以“办结完毕业务”的时间顺序收集、积累、整理其在业务经办工作中形成的应归档保存的文件材料，并对文件材料的真实、完整、准确、系统负责，编制《档案材料收集目录》（参见《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案参考样式》，以下简称《参考样式》)。 归档文件材料收集要求： 1.在材料收集时要做到文件材料齐全完整、签章手续完备，文件载体优良、字迹清晰；需要保存的复印件，应与原件核对无误。 2.归档文件材料用纸规格以A4纸幅面为标准。小于B5纸幅面的需要托裱的应托裱在A4纸上（托裱时应在左侧留出装订边），大于A4纸的应折叠，参见《参考样式》。 3.使用易褪变材料书写或字迹不清或热敏传真纸等不能长期保存的归档文件材料应复制，复印件与原件一并归档保存。 二、鉴定 业务经办人员应根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限表》，对收集材料进行归档与否、确定保管期限等进行鉴定甄别。即一是明确收集的材料是否需要归档，二是对归档材料确定相应的保管期限。 三、分类 业务经办人员根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》和《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案（档号编制）》对收集的归档材料进行准确分类，区分类别、属类、保管期限和乡镇、村。同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限的归档文件材料，以“件”为单位，按时间顺序依次排列存放。“件”为一笔业务中形成的归档文件材料。 四、组卷 业务经办人员可在兼职档案员的协助下，对已经分类的归档文件材料进行组卷并编制页码、卷内目录、卷内备考表。同时去除归档文件中的金属物、装订绳等。然后以案卷为单位趸齐并用长尾夹夹起，依次放在临时柜架中。 （一）组卷方法 在准确认定所属类别、属类和保管期限的基础上，对同一年度、同一保管期限、同一类别、同一属类的归档文件材料进行组卷。形成的案卷应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系。每卷文件材料总页数以不超过200页或厚度不超过25mm为宜。 1.管理类、征缴类、待遇类在各自类别、属类、保管期限下再分乡镇（街道）、村(居)委会、个人，最后按办理时间或业务文件材料形成的先后排列组卷。凡专为个人设计的表单必须单列，不得与其他表单混合组卷，个人表单与该表单关联性证明材料不要分离，要注意主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的顺序排列整合。如果一笔业务办理多人时，应按明细表或汇总表中所列人名的顺序依次排列表单和附件。 如：参保登记的汇总表单、个人表单与相关证明等，以个人为单位先合并在一起组成一份材料，区分乡镇、村后，按参保办理时间先后排序组卷，将汇总表单放在该参保材料最上面。 对于其中数量较大的管理类基础业务档案（如参保登记材料），在暂不能向同级国家综合档案馆移交前，经省级业务主管部门同意后，可由县级经办机构制定管理方案并对业务档案统一编号，委托乡镇（街道）办理具体的收集、组卷、归档工作，整理完成后可暂时存放在符合档案保管条件的乡镇（街道），并录入全引目录，由县级经办机构统一管理。待同级国家综合档案馆具备接受条件时应及时移交。 2.统计类按业务文件形成时间先后排列组卷。 3.稽核类同属类中的材料一般按形成时间先后排序。但如果是专项稽核问题的按结论性材料、证明性材料、立项性材料先后顺序组在一起。 4.不同年度、不同类别、不同属类、不同保管期限业务档案，不得混合组成案卷。 （二）页码及卷内文件目录、备考表编制 1.编制页码 卷内有书写内容的页面均应从阿拉伯数字1开始按卷内文件材料排列顺序编制页码，没有内容的页面不用编制页码，正面的在右上角、反面的在左上角。 2.填写卷内文件目录。 每卷业务档案都应编制卷内文件目录（参见《参考样式》），卷内文件目录内容及填写要求如下： 序号：或称件号，是卷内文件材料的排列顺序编号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。 责任者：该业务环节（流程）最终审批者（签章主体）。 题名：文件标题，能够描述材料的事由（个性化特征），便于检索。例如：个人表单管理类应包括乡镇（街道）、村（居）委会、参保人姓名、身份证号码、材料名称等，如**乡**村 李**(身份证号) ****年城乡居保参保登记表及附件材料。 日期：即文件的落款日期。使用阿拉伯数字标注年、月、日。如：2010年2月9日应标注应以县级经办机构审核或复核的日期为准。 页号：填写卷内每份文件的起页码，卷内最后一份文件应填写起止页码，如50/5