(第十章邮件处理.ppt

邮件处理 教学策划 教学目的：了解收取邮件及发出邮件处 理过程的步骤和方法； 教学重点：收取邮件处理过程的步骤和 方法； 教学难点：邮件的恰当呈送及辅助工作。 一、引言 邮件与文件。 各种信件、印刷品、邮包等，象电报、电传、传真都属于邮件的范围。 办公室的主要工作是对信息的处理：接收信息、记录信息、整理信息、发出信息四个环节。每个环节都与处理邮件有着极为 　　 密切的关系。 　 　　　 处理邮件 简单的工作：邮件的收取、分类、拆封、登记、阅理、分送等； 复杂的工作：对收到的邮件中所包含的信息作出准确的判断，并在此基础上作出正确的反应。----办理 收取邮件处理过程的步骤和方法(重点）  （一）分类 方法： １、按姓名分；2、按部门分； 3、按重要性分—— 　　A 看姓名或单位; 　　B 有特殊邮寄标记; 　　C 电报、电传、传真等邮件; 　　D 私人邮件（美国） 。 （二）拆封 1、邮件的拆封： 　 2、拆封后的检查： 　 3、标注日期。 ４、误拆邮件的处理 １、停止阅读。 ２、按原样折好、装好。 ３、在信封上贴一张字条，注明“误拆”， 　并签上名字。 ４、尽快送交收信人。并当面致歉。 ５、吸取教训 　 误投邮件的处理 1、划去错误的地址，“该地址不对。” 2、“误拆”，自己姓名的缩写。 3、封好退回。 （三）登记 1、邮件登记表： 2、预期收到邮件登记表： （四）阅理（难点） 秘书在分发邮件之前，必须要对邮件再次分类，主要是按由谁处理的标准分：　 　1、必须呈送给经理处理的 ； 　2、必须转送给有关部门或人员处理； 　3、按职责规定必须留下由秘书自己处理的。 1、呈送邮件给经理处理（重点） 呈送给经理前，应做好下面5件事： 1）再次阅读。确保只有老板可以受理。 2）附上参考资料。 3）标出重点。 4）做旁注。 5）分类。分三类： 　A.优先处理的（电信类邮件）； 　 　　　　B.例行的（普通邮件）； 　　　　　　C. 印刷品（报纸、杂志、广告） 呈送“文件夹”还要注意（简） 1）要一事一夹。 2）不要越级呈送。 3）要在领导刚上班时呈送。 4）文件材料较多时，要让领导细看。 5）领导审批结束时，要及时反馈。 2、转送给有关部门或人员处理： ⑴ 签收： ⑵ 复印： ⑶ 将提示条贴在信件上 　或填邮件转送单： ⑷ 填邮件传阅单： 　 ①　你→A→你→B→你→C →你 　　　　②　设计一份表格 3、经理不在时邮件的处理 原则：做好职责范围内的事。 1）弄清变动。 2）转送他人。 3）自己处理。 4）填邮件摘要表。 5）请示经理。 ６）把寄给上司的邮包连续编号(如4—1、4—2、4—3)。 　　７）积压的信件分袋存放标注。 （五）分送 分发要及时，具体有三个要求： 1）每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。 2）每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。 3）每次分发邮件的时间也必须相对固定。 二、发出邮件 １、折叠信纸： 1）一般信封： 三等分，文字朝内。 2）小号信封： 先二等分，然后三等分。 3）开窗信、帐单信： 三等分，上头文字朝外，下头文字朝内。 ２、信封的打印： ⑴ 　收信人姓名、地址 ⑵　寄信人姓名、地址 ⑶　特殊的邮寄标记 英文信封（简） 第1行：收信人姓名（全名）及尊称。 第2、3行：单位名称（全称）小 大，即部门 公司，但现在也有变化。 第4行：街区地址（小 大），但也有例外的。 第5行：城市名称（完整）、邮编。 第6行：国家。  ⑴　最好用黑色的色带； ⑵　用规范的印刷体； ⑶　英文信：左侧对齐； 传统首字母大写，或全部字母大写都可以； 字与字间空1—2字，邮编前空多些2—5字； ⑷　用规范的信封。 ３、最后的检查 五项（包括信封、信纸）： 一、检查签名。 二、检查地址。 三、检查邮寄标记。 四、检查附件。 五、检查抄送标记。 ——选择发送方式 三、电子邮件 1、发送 e-mail：“主题”栏要一目了然。注意尊敬、有礼、及时、保密。 2、接收 e-mail：每天检查一次、及时删除垃圾、下载有用文件、注意防止病毒。 电子邮件中的礼仪 1、内容简单明了 2、语意清楚 3、避免情绪化用词 4、适当的引言 5、记得署名 6、文法/错别字检查  邮包和印刷品的处理 1、邮包的处理： 1）你方要求对方寄来的 2）不请自到的 2、印刷品的处理 收集资料的方法： 1）剪报； 2）复印； 3）扫描； 4）保存原件。 * * 18/3 18/3 备注 办理情况