秘书工作综合案例与分析.doc

PAGE PAGE 13 秘 书 工 作 综 合 案 例 案例1: 戴墨镜的客人 这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说： a.对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！ b.对不起，先生，请问您贵姓…… c.客人来访，必须登记，这是公司的规定！ d.你要再往里闯，我就叫保安了！ e.先生，您预约了吗？ 请从以上5个选项中找出最合适的回答，并分别说明合理与否的理由。 案例2： 秘书面对紧急事件应当怎么做？应注意什么？ 某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考了以下四种处理办法： 一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办； 二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理； 三是自己立即到现场去做紧急处理； 四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。 你认为上述四种处理办法那种最妥当 ？其余三种为何不妥？ 案例3：杨秘书错在哪里？ 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。杨秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，杨秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，杨秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，杨秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢!”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗……” 罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，杨秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了!” 杨秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？” 思考题 1．合同没有谈成，真是姜秘书的错吗？她错在哪里？ 2．作为秘书兼翻译，姜秘书的角色意识应该是怎样的？ 3．在这种场合秘书应该怎么做？ 案例4：部门经理之间的矛盾 李明是公司销售部总经理，刘峰是市场部副总经理。早先他俩都在销售部工作，而且是搭档。但两人的工作作风完全不同，李明大刀阔斧，刘峰则精益求精。两人的性格差异也很大，再加上一些个人恩怨，因此两三年来他们一向不和，这在公司里是公开的秘密。 老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，准备派李明和刘峰去参加下个月在莱比锡举办的国际博览会，同时考察欧盟市场。秘书在帮老总起草文件时，无意中知道了老总的这个想法。面对这种情况，秘书应该怎么办？现在秘书有以下几种选择: a.如果老总问起派他们两人带队去欧洲是否合适，秘书就说自己不清楚。 b.主动向老总报告:听销售部的于娜说，刘峰与李明曾经在公司食堂动手打过架。 C.如果老总问刘峰与李明的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。 d.如果老总不问，就不说这件事。 e.如果老总问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。 你认为秘书哪种选择比较适合，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 案例5：小王该不该负此责任？ 一天，主任召集协助分管文秘工作的副主任、秘书和文书召开会议，严肃地通报了本机关丢失一份军级文件的情况，要求秘书和文书说明原因，查找工作漏洞，并为此承担后果责任。 照常规，小王作为本机关秘书，自然有着不可推卸的责任，问题是本机关收传文件只经过机要员、文书和分管文秘工作的副主任，从不经过其他秘书之手，因此，机关每天收到多少文件、什么文件，作为秘书的小王是一概不知的，如此由他来负责岂不冤枉。 那么小王应当怎样对待这件事？办法有四个： 其一，据理陈词，说明此事与己无关，应按职责分工确定负责人。 其二，不予理睬，只管干好本职工作，不能接受不明不白之冤。 其三，承担责任，代人受过，把全部过错都揽在自己身上。 其四，帮助有关人员分析原因，总结教训，制定改进措施，并承担一定