WI-HR-前台文员日常工作规范.doc

1.目的： 为使公司办公室前台文员岗位的工作有条不紊地进行，同时也能做到有效管理和监督，现制定前台文员的日常工作规范。 2.适用范围： 适用于本公司前台文员岗位的执行与管理。 3.职责 3.1行政部:负责前台文员工作的培训、指导、监督与管理； 3.2前台文员：负责执行本规定的工作内容，并向部门经理汇报。 4.内容 4.1接听来电，转接来电，并做好相关登记工作。 4.1.1前台配有一台公司对外的电话机，前台文员在及时接听来电，接听电话时要使用礼貌用语，拿起电话时的第一句话（普通话）是：“您好，梦丽莎家纺”； 4.1.2在接听电话的过程中使用礼貌用语如：“请稍等，我帮你转接过去”，“有什么可以帮您吗？”，“您找的人现在不在公司，需要留言或叫他（她）回您电话吗？”等等。 4.1.3接听电话结束时，要说“再见”，然后等对方挂线了，自己方可挂线。 4.1.4所有来电都要做登记，以便公司做相关数据的收集与统计分析。 4.2收发传真、信件、快递、报刊杂志等文件资料或物品，并做好相关登记工作。 4.2.1收到相关的传真、信件时，先做好登记，然后通知相关人员到前台领取，领取人必须在登记本上签名确认已领取物件。 4.2.2因为大堂文员已收取外部的信件、快递、报刊杂志等文件资料或物品，前台文员主要负责内部物件的转交事宜，有特别需要的才由前台文员跟时。 4.3接待来访人员与指引。 4.3.1有人员来访时，前台文员指引来访者到指定的接待室/会议室/部门，并做好接待工作（备茶水给来访者，来访者离开时，清理接待地点；若来访者停留时间较长的，要随时留意添加茶水）； 4.3.2来访人员离开时，打电话知会大堂前台做好送客准备。 4.4前台照明电源、电器、空调、电脑、电话机、台椅等的管理与维修跟进。 4.4.1照明与空调视实际情况所需进行开启； 4.4.2上述设备发现有故障时，及时报后勤文员通知维修，前台文员要跟进维修过程，关做好相关的资料登记工作。 4.5办公文具、清洁工具的使用和保管。 4.5.1本岗位领取的办公文具、清洁工具等要正确使用和保管好； 4.6办公室茶水间与事物间的跟进和管理。 4.6.1每天上班时开启茶水间与事物间相关设备的电源开关； 4.6.2每天检查茶水间的饮用水是否足够使用，及时添补饮用水量，并做好相关的登记； 4.6.3检查事物间的设备开启后是否处理正常的使用状态，如发现有故障时及时跟进维修通知工作，并做好相关登记工作； 4.6.4检查事物间内储备的相关办公用品数量是否充足，少于使用应急储备量的，及时办理购买申请手续，补充储存量； 4.6.5检查事物间相关办公用品使用登记情况，如发现有异常情况的，及时跟进了解情况并报后勤专员协助处理； 4.7负责办公文具的统一申购、登记、派发与管理。 4.7.1每月的月底由前台文员发文具申购单给各部门，各部门在二个工作日内将所需申购的文具清单交前台文员，由前台文员进行统计后交采购部进行采购； 4.7.2采购回来的文具由前台文员办理入库手续后，通知各部门领取。 4.7.3前台文员负责办公文具的库存管理工作，随时关注库量物品状况，做到先进先出，合理控制库存量。 4.8负责前台、多功能接待室1/2的清洁卫生与形象。 4.8.1每天上班第一时间是检查前台与多功能接待室1/2的各项设备与物品是否有异（如遗失、损坏、脏、乱等），负责打扫和清洁前台与多功能接待室1/2的基本卫生工作（如地面的打扫；台、椅、柜、门、窗的擦洗等），在工作时间段内随时跟进，保持整洁； 4.8.2前台与多功能接待室1/2范围内的设备与用品要摆放整齐，保持公司前台的整洁形象。 4.8.3每天下班前十分钟，巡查一次，负责关闭相关门窗及电器、电源开关； 4.8.4按前台处的绿植浇水量要求,定期进行浇水和绿植保养。 4.9负责应聘人员面试接待与初步跟进事宜。 4.9.1在大堂初步面试通过的应聘人员，如需到五楼办公室进行继续面试环节的，前台文员协助面试者做好相关的接待与协助工作； 4.10负责跟进公司车辆出车登记情况以及每月车辆耗油量的登记检查与数据统计工作。 4.10.1每周检查一次公司保安对车辆出车登记及车辆耗油量登记情况，如有漏、错登记的，及时纠正和核查，指导保安补充登记及今后注意事项； 4.10.2每月按时统计车辆的耗油量，经部门复核后交财务部； 4.11负责每天与大堂文员工作时间的交接。 4.11.1依据大堂文员的上班时间，前台文员每天在指定的时间段内与大堂文员进行交接，并接管该时间段内大堂文员的工作事宜； 4.12衣着要求。 4.12.1公司要求着装工服时，必须按公司相关的着装要求执行（包含衣服、发式、化妆、鞋子、配带饰品等）。 4.12.2公司没要求统一着装期间，不可穿奇装异服上班，不可化艳妆，发式要整洁大方，不可奇妆异发（如头发染