XX集团总部财务审批及报销制度.doc

XX集团总部财务审批及报销制度 第一章 总则 第一条 为规范集团总部费用开支和报销、个人借款和预付款的管理和控制，明确各款项财务结算审批流程及管理责任，制订本制度。 第二条 本制度主要适用于XX集团总部。 第二章 费用报销管理办法 第三条 费用类别和开支标准 本制度所指的费用专指集团总部各部门五项费用和专项费用，其中五项费用包括业务应酬费、差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费。 （一）业务应酬费 指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等，不包括须经集团行政管理部汇总平衡后报集团董事局主席审批的重要节日（中秋节、春节等）专项业务费用。对外赠送礼品如为XX集团产品，应优先在集团内部单位采购，并以转帐方式结算。 除集团统一组织活动外，禁止职能部门之间互相请客、送礼。 业务应酬费开支标准具体规定参见附件一。 （二）差旅费 指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及出国人员出差定额补助等。按出差地点分为国内出差和境外出差。 1、国内出差 （1）普通职员原则上乘坐飞机须经部门负责人事先批准，否则按乘机费用总额的60%报销。经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。 （2）差旅费用实行规定标准报销制。长途交通费（包括往返机场与 出差地或公司总部的汽车费）实报实销；住宿费在标准内凭住宿发票报销，超支自理；伙食费和市内交通实行定额补助办法，按实际出差天数计算核发补助，不用贴票报销。国内差旅费开支标准具体规定参见附件二。 （3）经部门负责人批准，员工参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用。 （4）集团派出接受培训人员的费用报销及补助标准根据举办单位通知和培训合约确定。 （5）员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销，过期不予报销。 （6）新招聘的外地专业人员（非应届毕业生）报到时的单程路费（火车软卧按60%、飞机票按30%，集团人力资源部批准的特聘人员除外）及行李托运费予以报销，从用人部门年度费用预算内列支，其他费用不予报销。应届毕业生报到时的费用报销按人力资源管理办法执行。 （7）对长期驻外人员实行按月定额补助的办法，补助在每月工资中发放，具体补助标准参见附件二。享受长期驻外补助人员名单由所在部门提出，集团人力资源部确认。长期驻外人员除享受定额补贴外，另按X集字[2005]011号《外派常驻人员管理暂行办法》享受相关福利待遇。长期驻外人员是指行政关系隶属于集团总部，由集团总部派驻外省工作（有相对固定的工作场所），家属不在工作地，并在工作地有固定住所的人员。 2、境外出差 员工境外出差差旅费标准按出差地分为四类。出国人员差旅费开支标准具体参见附件三，但以下三种情况除外： （1）受境外客商邀请出国，已由邀请方承担（支付）费用的，不适用上述标准。 （2）属于由国家、省、市外事外贸部门组团赴国外参观和贸易洽谈，按代表团统一规定的费用标准执行，不适用于上述标准。 （3）公司派往境外学习和培训并统一安排住宿的人员，统一每天给予200港币的出差定额补助。 （4）受组织单位邀请，公司派往境外参加属于旅游性质的观光考察人员，不享受出差定额补助。 （三）办公费 包括各部门日常办公所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。不包括在会计核算上归属“固定资产”、“待摊费用”范围的办公设备、办公家具、办公场地装修等费用。 1、办公用品的采购由集团后勤服务室统一组织招标，每年确定供应商，定期公布采购价格，由各部门指定专人购买和管理，按月与供应商结算。 2、办公文具标准按每年度人元 （二）费用审批、报销流程 1、预算内标准内费用审批、报销流程 报销人申请→职能经理审核→部门负责人审批→财务管理部稽核→报销 2、预算内超标准的费用审批、报销流程 报销人申请→职能经理审核→部门负责人审核→财务管理部审批→报销 3、预算内的专项费用开支前必须先办理申报手续，专项费用开支预算申报（请）表格式参照附件五，视开支金额具体规定如下： （1）单项5万元（含）以内专项费用开支预算 部门申请→部门负责人审批→财务管理部备案 （注：开支前如不办理备案手续，财务不予办理报销） （2）单项5万元以上30万元（含）以下专项费用开支预算 部门申请→财务管理部审批（财务管理部专项费用由集团董事局主席或其授权人审批） （3）单项30万元以上专项费用开支预算 部门申请→财务管理部审核→集团董事局主席审批 4、超预算和预算外专项费用支出必须先办理预算申请并获批准后