居家养老服务规范 第10部分：信息采集与档案管理.docx

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DB11/TXXXX.10—XXXX

居家养老服务规范

第10部分：信息采集与档案管理

1范围

本部分规定了居家养老服务信息采集与档案管理的总体要求、服务分类、服务提供过程、档案管理风险控制和质量评价与改进等要求。

本部分适用于居家养老服务组织提供的信息采集和档案管理服务。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T19001质量管理体系

GB/T26316-2010市场、民意和社会调查服务需求GB/T9705-2008文书档案案卷格式

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范

3术语和定义

DB11/TXXXX.1-201X界定的以及下列术语和定义适用本文件。

DB11/TXXXX.1-201X界定的及下列术语和定义适用本文件。3.1

纸质档案paperarchive

以纸张作为载体的一种记录材料。

3.2

电子档案e-record

利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

3.3

电子文件electronicdocument

工作人员在日常工作中形成的数字形态记录。

3.4

物理归档physicalfiling

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经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。

3.5

逻辑归档logicalfiling

将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。

3.6

真实性authenticity

对老年人纸质档案和电了文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

3.7

完整性integrity

老年人纸质档案和电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

3.8

有效性effectiveness

老年人纸质档案电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.9

捕获capture

对老年人纸质和电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

3.10

迁移remove

将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

3.11

基础档案archives

记录老年人基础信息的文件。

3.12

健康档案healthrecord

记录老年人体检、慢性病、日常健康管理的文件。

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3.13

服务档案servicerecord

记录为老年人提供居家养老服务状况的文件。

4总体要求

4.1服务组织

4.1.1基本要求

信息采集和档案管理的基本要求包括但不限于以下内容：

a)加强信息采集和档案管理工作，促进辖区内居家养老服务业的发展；

b)遵循相关法律、法规，依法进行信息采集和档案管理工作；

c)应明确信息采集和档案管理的部门或人员，确保信息和档案完整、准确和安全；

d)信息应涵盖服务对象、服务提供方、服务形式、服务频次、服务内容等要素；

e)档案应包括服务对象、服务组织、服务提供、质量评价和绩效考核等文件；

f)信息采集和档案管理工作应接受行政管理部门的监督和指导。

4.1.2组织管理

信息采集和档案管理的组织管理要求包括但不限于以下内容：

a)信息采集的各个组织应制订信息采集计划和培训计划、制定相应的管理职责；

b)应配备与服务要求相匹配的专（兼）职管理人员和工作人员；

c)应负责培训信息采集项目督导人员、信息采集人员、档案管理人员的专业技能；

d)应将组织结构，包括与服务完成和质量控制的有关人员的职责，形成文件；

e)确保信息采集和档案管理人员熟悉相关职业操守、法规和文件化的程序与方法；

f)应负责项目实施过程中的管理和质量控制。

4.2服务人员

4.2.1信息采集人员

信息采集人员包括信息采集督导人员和信息采集人员。

a)信息采集督导人员要求：

1）督导人员应由工作认真负责、业务技能精湛的人员担任；

2）应负责公开或隐蔽地对信息采集人员实行监督；

3）应现场指导信息采集人员进行调查；

4）应对项目实施情况进行检查，确保问卷资料的完整性与有效性。

b)信息采集人员的要求：

1）应熟悉国家现行有关的方针、政策、法规，有社会责任感和事业心；

2）应具有敬业精神、敏锐的观察力；

3）应具有谦虚谨慎、平易近人的品行；

4）应具有市场调查的一些基础知识；

5）应具