商务英语和写作unit6.ppt

Unit 6 Memorandums;Memorandums;少数备忘录可以是商务合同的一部分甚至合同本身。 备忘录既可以在不同单位之间使用，又可以在本单位各部门之间使用；既可以在上级和下级之间使用，又可以在同事之间使用；既可以是单位对个人，也可以是个人对单位。;The format of a memo;汉语的“备忘录”来自英语的memorandum，实际应用中通常使用其缩写形式memo，作标题时一定要大写首字母，经常四个字母都大写。 备忘录由单方面发出，由标题、正文、署名、发文日期和地点四部分组成。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种名称，即“备忘录”。 备忘录的基本格式如下 标题 Memo 收件人 To: 发件人 From: 发文日期 Date: 事由 Subject: 正文 Message:;上述小标题打在标题MEMO的左下方，也就是版面左上端。各项小标题可以大写首字母，也可全部大写。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种??称，即“备忘录”。 收件人是指备忘录目标读者的姓名；如果人多，则写明部门名称。发件人是指撰写该备忘录的人，也有可能是指以谁的名义发出。日期一般采用“月、日、年”的格式，其中“月”应当使用单词，而不是阿拉伯数字。 为了使整体美观平衡，收件人、发件人等小标题应当上下对齐。如果备忘录发给多个部门或个人，左下端可注明Copy to字样。 备忘录一般使用空白信笺，或写在普通纸上。与信函和报告相比，内容在于叙述事实，不编号、不盖章，也不使用致敬语，不签名，也不用写客套话。 英语商务备忘录的“事由”标题，英语表述可以是以下数种形式中的任何一个：;Re: New Year Party Subject: Autumn Trading Fair Subj.: Christmas Celebration SUBJECT: Benefits Coordinator Suggests Pinggu Outing ;如果你选择使用标题形式写出“事由”，要注意用词应当概括性强、言简意赅。 “事由”是备忘录的“题眼”，作用在于突出备忘录的写作目的或其主要内容，使收件人迅速识别备忘录的主要意图，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关系。事由一项等于备忘录的标题；换句话说，备忘录的主旨应当体现在事由的表述之中。 请比较以下同一个会议纪录的六种事由标题，显然前面两种是错的，都是“第二次董事会会议”的直译，可是英语版本遵循了原文的词序，给人一种“第二届董事会会议”的印象。从第三个版本起，一个比一个具体而明确，尤其以最后一个清楚： ;Minutes of the meeting of the Second Board of Directors Minutes of the Meeting of the Second Board of Directors Minutes of the Second Meeting of the Board of Directors Minutes of the Second Meeting: Board of Directors Board of Directors: Minutes of the Second Meeting Board of Directors: Meeting Minutes, October 23, 2007;请比较以下五种事由标题，显然一种比一种简练，“英语味儿”也更强一些。其中的诀窍便是舍弃次要信息，突出主题信息。 SUBJECT: International Fashion Exhibition of 2007 at Wangfujing in Beijing SUBJECT: Beijing 2007 Golden Street International Fashion Exhibition Subject: 2007 Beijing Wangfujing International Fashion Show Subject: Beijing 2007 International Fashion Show Subject: Beijing Fashion Show 2007 ;请注意这么做并非是要改变具体活动的名称(活动名称一般由公司上司决定，定后最好不要变更)，而是因为备忘录用于内部信息交流，可以更多地沿用大家口头上的简称说法，方便同事之间讨论中快速交流。;Types of Memos;Example;To ensure the copier’s survival, it is important to ke