采购物资验收与入库管理制度.docx

采购物资验收与入库管理制度

#采购物资验收与入库管理制度

##一、目的

为规范公司采购物资的验收与入库管理流程，确保所采购物资的数量准确、质量合格，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购物资的验收与入库管理。

##三、职责分工

1.**采购部门**：负责采购物资到货信息的通知，协助验收人员开展验收工作，对验收过程中出现的问题与供应商进行沟通协调。

2.**验收小组**：由质量检验人员、使用部门代表、仓库管理人员等组成，负责按照相关标准对采购物资进行验收。

3.**仓库管理部门**：负责物资的接收、入库存储以及建立库存账目等工作。

4.**财务部门**：负责对采购物资的付款进行审核，确保款项支付符合公司财务规定。

##四、验收依据

1.**采购合同**：明确采购物资的规格、型号、数量、质量标准、交货期等要求。

2.**技术协议**：对于有特殊技术要求的物资，作为验收的技术依据。

3.**行业标准与国家标准**：若采购物资有相关的行业标准或国家标准，应以此为验收参考。

4.**样品**：若采购前提供了样品，应以样品作为验收的比对依据。

##五、验收流程

1.**到货通知**

-采购部门在接到供应商的到货通知后，应及时将到货信息（包括物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等）通知验收小组和仓库管理部门。

2.**初步检查**

-物资到货后，仓库管理人员首先对物资的外包装、标识、数量等进行初步检查。如发现外包装破损、标识不清或数量不符等情况，应及时记录并通知采购部门和验收小组。

3.**质量验收**

-验收小组依据验收依据对物资的质量进行检验。对于需要进行性能测试或专业检测的物资，应安排专业人员按照规定的方法和标准进行检测。

-质量检验合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认；对于不合格物资，验收人员应详细记录不合格情况，并及时通知采购部门与供应商协商处理。

4.**数量核对**

-在质量验收的同时，仓库管理人员与采购人员共同对物资的实际到货数量进行核对，确保数量与采购合同一致。如发现数量短缺或溢余，应在验收报告中注明，并由采购部门与供应商沟通解决。

##六、入库管理

1.**入库准备**

-仓库管理人员在接到到货通知后，应根据物资的特性和存储要求，准备好相应的存储场地和设备。

2.**办理入库手续**

-验收合格的物资，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、验收情况等信息，并由采购人员、验收人员、仓库管理人员签字确认。

-仓库管理人员根据入库单将物资存入相应的仓库区域，并在库存账目上进行记录，确保账物相符。

3.**不合格物资处理**

-对于验收不合格的物资，仓库管理人员应将其放置在专门的不合格品区域，并做好标识。采购部门应及时与供应商沟通，协商退货、换货或补货等处理方式。在处理过程中，仓库管理人员应配合采购部门做好物资的保管和交接工作。

##七、文件记录

1.建立采购物资验收与入库档案，包括采购合同、验收报告、入库单、不合格物资处理记录等相关文件资料。

2.所有文件记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行，以备查询和追溯。

##八、监督与考核

1.公司审计部门定期对采购物资验收与入库管理工作进行监督检查，确保本制度的有效执行。

2.对于在验收与入库管理工作中存在违规行为或因工作失误导致公司利益受损的部门和个人，公司将按照相关规定进行考核和处理。

##九、内部评审

1.**评审流程**

-制度初稿完成后，首先由制度起草小组进行内部自查，确保制度内容完整、逻辑清晰、条款合理。

-组织采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等相关部门进行集中评审。各部门结合自身工作实际，对制度的适用性、可操作性等方面提出意见和建议。

-针对评审过程中提出的问题和建议，制度起草小组进行整理和分析，对制度进行修改完善。

2.**评审频率**

-本制度在发布实施前必须进行一次全面的内部评审。在制度执行过程中，如遇公司组织架构调整、业务流程重大变化或法律法规更新等情况，应及时进行局部或全面的评审和修订。

##十、法律审核

1.将制度提交给公司法律顾问或法律事务部门进行审核，确保制度内容符合国家相关法律法规的要求，避免潜在的法律风险。

2.法律顾问或法律事务部门应在收到制度后的[X]个工作日内完成审核，并出具书面审核意见。制度起草小组根据审核意见对制度进行修改完善，确保制度合法合规。

##十一、相关部门反馈

1.在内部评审和法律审核过程中，充