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办公室邮件与快递管理制度

#办公室邮件与快递管理制度

##一、目的

为规范公司办公室邮件与快递的收发、处理流程，确保邮件与快递的及时、准确传递，保护公司和员工的信息安全，提高工作效率，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司全体员工在办公场所内的邮件与快递收发业务。

##三、职责分工

1.**行政部门**

-负责制定、修订和解释本制度，并监督制度的执行情况。

-负责公司邮件与快递的集中接收、登记、分发、保管和寄发工作。

-协调解决邮件与快递收发过程中出现的问题。

2.**各部门**

-负责本部门邮件与快递的内部传递、签收和反馈工作。

-配合行政部门做好邮件与快递的相关管理工作。

3.**员工个人**

-遵守本制度规定，正确填写邮件与快递的收件和发件信息。

-及时领取和处理个人的邮件与快递。

##四、邮件与快递的接收

1.**接收登记**

-行政部门安排专人负责邮件与快递的接收工作，每日定时到公司指定地点领取邮件与快递。

-对接收的邮件与快递进行逐件检查，确保外包装无破损、无明显异常。如有问题，应及时与快递员沟通并记录相关情况。

-按照邮件与快递的类别（如普通信件、挂号信、包裹、快递等）、收件人部门和姓名进行分类登记，记录邮件与快递的单号、发件人、收件人、收件日期、重量等信息。

2.**分发通知**

-行政部门根据收件人信息，将邮件与快递分发至各部门指定的收件地点。对于重要、紧急的邮件与快递，应及时通知收件人领取。

-各部门指定专人负责本部门邮件与快递的接收，并在行政部门的登记表上签字确认。

##五、邮件与快递的寄发

1.**寄件申请**

-员工如需寄发邮件与快递，应提前填写《邮件与快递寄发申请表》，注明寄件人、收件人、寄件日期、收件地址、联系电话、邮件与快递内容、重量等信息，并根据需要选择快递公司和服务类型。

-将填写完整的申请表提交给部门负责人审批，部门负责人应根据业务需要和费用预算进行审核，批准后签字确认。

2.**包装与交寄**

-员工按照相关要求对寄件进行妥善包装，确保物品在运输过程中不受损坏。对于易碎、易损物品，应采取必要的防护措施。

-将包装好的邮件与快递连同审批后的申请表一并交给行政部门。行政部门核对申请表信息与实物是否一致，确认无误后，选择合适的快递公司进行交寄，并获取快递单号。

-行政部门对寄件信息进行登记，记录寄件日期、快递单号、寄件人、收件人、重量、费用等信息。

##六、邮件与快递的跟踪与查询

1.**行政部门跟踪**

-对于重要、紧急的寄件，行政部门应通过快递公司的官方网站或客服电话，及时跟踪邮件与快递的运输状态，并将相关信息反馈给寄件人。

-如发现邮件与快递出现延误、丢失、损坏等异常情况，行政部门应立即与快递公司沟通协调，协助寄件人或收件人进行查询和索赔。

2.**员工自主查询**

-员工可根据行政部门提供的快递单号，自行登录快递公司网站或相关查询平台，查询邮件与快递的运输状态。如有疑问，可向行政部门咨询。

##七、邮件与快递的保管与处理

1.**保管期限**

-对于暂时无法送达或收件人未及时领取的邮件与快递，行政部门应妥善保管，保管期限为[X]个工作日。

-超过保管期限仍无人领取的邮件与快递，行政部门应根据实际情况进行处理，如退回寄件人、联系快递公司协助处理等。

2.**特殊邮件处理**

-对于涉及公司机密、重要文件或法律文书的邮件与快递，行政部门应严格按照公司的保密制度和相关规定进行处理，确保信息安全。

-对于不明来源或可疑的邮件与快递，行政部门应谨慎处理，避免擅自打开。如有必要，可及时联系相关部门进行检查和处理。

##八、费用管理

1.**费用结算**

-行政部门定期与各快递公司进行费用结算，核对寄件记录和费用明细，确保费用的准确性。

-快递公司提供的发票应及时提交给财务部门进行报销处理。

2.**费用分摊**

-邮件与快递费用按照“谁使用，谁承担”的原则进行分摊。行政部门每月统计各部门的寄件费用，并将费用明细发送给各部门负责人确认。

-各部门负责人应在规定时间内将确认后的费用明细反馈给行政部门，由行政部门统一提交给财务部门进行费用分摊和记账处理。

##九、监督与考核

1.**制度执行监督**

-行政部门定期对本制度的执行情况进行检查和监督，发现问题及时纠正，并记录相关情况。

-各部门应积极配合行政部门的监督工作，对存在的问题及时整改。

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