办公室管理制度.docx

办公室管理制度 第一章 总则 1、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制定本制度。 2、本制度适用于办公室所有成员并严格遵守各项规定。 3、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化 要求，力求使办公室各项工作都有章可循、 有法可依， 保证公司的办公事务有效开展。 4、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章 职责范围 1、办公室管理人员直接受办公室主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 3、负责公司文件管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 5、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 6、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令， 及时做出整理，当好领导参谋。 7、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。 第三章 办公室事务管理一、文件档案管理制度 1、文件管理制度 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，董事长签 发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草， 办公室负责审核，审核无误后打印，打印后送回起草部门校对， 校对无误方可正式打印，由董事长盖章，签发。 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 机密文件由办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅 手续，对有密级程度的文件， 需办公室主管审批， 董事长批准后方可借阅。 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理， 附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 文件管理流程 内部文件管理流程： 起草文件→审查编号→审批、 签发→打印文件→下发文件→文件存档 外部文件管理流程： 外部收文→文件整理→文件存档→清退 →文件存档→文件销毁 借阅流程： 提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 2、档案管理制度 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全， 包括附件、批复、定稿等。 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 坚持平时归档与年终归档、 定期归档与不定期归档结合， 对照编目，列出清单。 各部门需借阅相关档案，须由办公室主管签字，审核通 过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别 是员工个人信息、 公司图片等主要资料的保管， 确保档案安全与完整。 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 档案管理流程 根据文件、 文书目录整理需要归档的档案→排序整理， 编制编目→存档→借阅→清退 二、 办公用品管理制度 1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。 2、办公用品购置应遵循以下程序： 每月 25 号之前各部门将所需办公用品报至办公室， 办公室根据各部门的需求计划和月末 办公用品清算单中的物品实际库存和用量， 做出采购计划， 经董事长签字后方可采购。 对急用品的采购， 可根据具体实际进行灵 活处理，但必须经部门主管领导批准。 3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记， 注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录； 因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪 用办公用品。 6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、办公室建立公司固定资产总账， 每年进行一次汇总普查。 8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 三、 会议管理制度 1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，办公室文员负责做好相应的会议记录。 3、办公室文员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，