领导出差事务详解.ppt

秘书日常事务工作（二） 领导出差 企事业单位由于工作的需要，领导会经常出差、旅行。很多旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好大量的准备工作。 思考：领导出差，秘书要做哪些？ 课程内容一、安排领导差旅二、领导出差前、出差中及出差后的工作三、认识护照、签证、黄皮书 案 例 二、安排旅行计划 1、出差的时间、启程及返程日期，接站安排 2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排 3、会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4、交通工具的选择 5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。 6、旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题 7、旅行日程表 8、上司或接待人的特别要求 9、差旅费用 制作旅程表 思考 1、旅程计划表主要包括哪些内容？ 2、旅程表和旅行计划，哪个更详细？ 制作旅程表 （一）、旅程计划表主要包括哪些内容？ 时间、地点、交通工具、 具体事项、备注 制作旅程表 （二）旅行计划（日程表）具体要求是什么？ 1，复印三份：上司；上司家属；办公室存档 2，时间不可太紧，应留有余地； 3，了解目的地相关情况：气候；交通等。 4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。 安排旅行日程的相关知识点 1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。 2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定 3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识 安排旅行日程的相关知识点 4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2-4小时之间的班机，减少时间的浪费。 5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地 6、国际旅行时注意时差问题 7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择 秘书在领导出差前、中、后的工作 思考 相关知识 （一）上司出差时，秘书应准备些什么？ 1，旅行计划； 2，搜集相关商务洽谈资料； 3，旅馆信息； 4，旅行用品； 5，差旅费； 6，行李准备。 什么是护照？ 什么是签证？ 什么叫“黄皮书”？ 护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。 签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。 黄皮书的英文为： International ertificate Of Vaccination 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。 （二）办理护照 1.护照的作用 护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。 2.护照的种类 目前，多数国家颁发外交、公务和普通三种护照，也有一些国家颁发三种以上或根本不分类的护照，或颁发代替护照的证件。 我国政府现在颁发的有外交护照、公务护照和普通护照（包括国公普通护照和因私普通护照）三种。 3.护照的办理 在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权单位（各省、市、自治区的外事办公室）办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。 （三）申请签证 1.签证的作用和种类 护照办理好后，再申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，也有的做在其他身份证上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。 签证也分为外交、公务和普通三种。根据不同使用情况可分为入境、入出境、出入境、过境签证，另外还有居留签证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证 2.签证的办理 因公出国的人员前往国家的签证通常由外交部或中国旅行社代办处向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办。如果时间紧迫，在国内来不及办理签证，可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请。办妥的签证，可在抵达时，由机场移民局发给。前往国的签证应持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，一般可通过中国旅行社签证代办处办理。 （四）办理健康证书