秘书事务管理之领导的差旅事务.ppt

事务管理

领导的差旅事务

课程内容

一、安排领导差旅

二、领导出差前、出差中及出差后的工作

三、认识护照、签证、黄皮书、机票

安排领导差旅案例移动通信公司领导因公务需要，携王秘书到西安出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，请思考小王出差前要做哪些准备工作？假如小王没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，小王要做哪些工作？业务资料：收集西安公司的有关材料、讲话稿、备忘录、合同、协议、请柬等01旅行相关资料：介绍信、选择去西安的旅行方式，查询火车、航空等信息资料，并进行书面整理，形成日程表02有关事务：预订车、机票、旅馆、出入境事务。预留相关的联系电话03办公用品：04个人物品：05一、旅行前准备工作出差的时间、启程及返程日期，接站安排1出差的路线、终点及途经地点和住宿安排2会晤计划（人员、地点、日期和时间）3交通工具的选择4需要携带的文件、合同、样品及其他资料。5旅行内容：行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤主题6旅行日程表（见EXCEL表）7上司或接待人的特别要求8差旅费用9二、安排旅行计划思考旅程计划表主要包括哪些内容？旅程表和旅行计划，哪个更详细？看EXCEL表制作旅程表010203旅程计划表主要包括哪些内容？日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注制作旅程表旅行计划（日程表）具体要求是什么？0101020304051，复印三份：上司；上司家属；办公室存档2，时间不可太紧，应留有余地；3，了解目的地相关情况：气候；交通等。4，如有可能，应多准备几份旅行计划，供上司参考。02030405制作旅程表安排旅行日程的相关知识点1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2~4小时之间的班机，减少时间的浪费。5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地6、国际旅行时注意时差问题7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择秘书在领导出差前、中、后的工作出差前?确定出差目的和日期；?确认总经理出差陪同人?与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）?确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；?完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）?根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。?拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。了解外汇，办理兑换外币收集所到国的背景资料?在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。01020304?根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；?配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。?根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；出差中?及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；?向总经理认为有必要的合作方致感谢函。?各种差旅费用报销；?跟进业务后续事宜；0304050102出差后思考01上司出差，需要准备哪些物品？02出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘2张往返机票（将保险费保留在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录准备现金或信用卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品相关知识上司出差时，秘书应准备些什么？011，旅行计划；022，搜集相关商务洽谈资料；033，旅馆信息；044，旅行用品；055，差旅费；066，行李准备。07什么是护照？什么是签证？什么叫“黄皮书”？护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外