大学采购合同管理实施细则.docx

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大学采购合同管理实施细则

第一章合同签订与审批

(1)本细则旨在规范大学采购合同签订与审批流程，确保采购活动的合法、合规、高效。合同签订前，需对供应商进行严格审查，包括资质审查、信用评估、财务状况核实等。审查合格后，由采购部门提出采购需求，编制采购计划，并报相关部门审批。审批通过后，采购部门将与供应商进行谈判，达成一致意见后签订正式合同。

(2)在合同签订过程中，应确保合同内容完整、准确，包括但不限于采购标的、数量、质量、价格、交付期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同文本应使用规范的格式，并由双方授权代表签字盖章。合同签订后，应及时将合同文本报送至合同管理部门进行备案，并按照学校相关规定进行归档管理。

(3)合同审批流程如下：首先，采购部门将编制的采购计划报送至相关部门进行初审；初审通过后，报送至学校采购管理委员会进行复审；复审通过后，报送至校长办公室进行终审。终审通过后，由采购部门与供应商签订合同。在审批过程中，如遇特殊情况或争议，应及时上报学校领导决策。同时，合同管理部门应定期对审批流程进行监督，确保审批工作的公平、公正、透明。

第二章合同执行与监督

(1)合同执行过程中，双方应严格按照合同约定履行各自的权利和义务。为确保合同顺利执行，采购部门应建立合同履约跟踪机制，定期对供应商的履约情况进行检查。例如，在2021年的一项校园基础设施建设合同中，由于供应商未能按期完成工程，导致学校延误开学。通过合同履约跟踪，及时发现并协调解决相关问题，确保工程按时完工。

(2)监督部门负责对合同执行情况进行全程监督，包括但不限于质量监督、进度监督、成本监督等。质量监督方面，2022年的一项实验室设备采购合同中，通过设立专门的质检小组，确保设备达到合同约定的质量标准。进度监督方面，对合同执行进度进行每周跟踪，如发现供应商未能按时完成工作，及时发出预警并督促其整改。

(3)在合同执行过程中，如出现供应商违约行为，应按照合同约定采取相应措施。例如，2020年的一项校园绿化工程合同中，由于供应商在绿化养护方面存在严重质量问题，学校根据合同约定，扣除部分违约金并要求其进行整改。此外，合同执行过程中如涉及知识产权、保密信息等敏感内容，双方应严格保密，防止泄露给第三方。

第三章合同变更与终止

(1)合同变更是指在合同履行过程中，因客观原因或双方协商一致，对合同内容进行修改或补充的行为。根据《中华人民共和国合同法》及相关规定，合同变更需遵循一定的程序。首先，双方应就变更事项进行充分协商，达成一致意见后，签订变更协议。例如，在2023年的一项图书采购合同中，因教材版本更新，采购部门与供应商协商后，签订了合同变更协议，调整了采购教材的版本。

(2)合同变更协议应明确变更内容、变更原因、变更生效时间以及双方的权利义务。变更协议应作为合同附件，与原合同具有同等法律效力。在合同变更过程中，若涉及合同金额、履行期限、质量标准等核心条款的变更，应重新履行审批程序。此外，合同变更后，双方应严格按照变更后的条款履行义务。若因合同变更导致一方遭受损失，应按照公平、合理原则进行补偿。

(3)合同终止是指在合同履行完毕、双方协商一致或因法定原因导致合同无法继续履行的情况下，合同权利义务关系终止的行为。合同终止包括合同到期终止、协商解除、法定解除等情形。在合同终止过程中，双方应妥善处理合同终止后的善后事宜，如结清剩余款项、返还预付款、处理未履行完毕的义务等。例如，在2022年的一项校园修缮合同中，由于工程提前完工，双方协商一致，提前终止合同，并按照合同约定结清了剩余款项。