档案管理学讲课大纲二【参考】.doc

第三节企业档案管理 一、企业档案和档案工作 (一)企业档案定义 企业档案是指企业在各项管理活动中直接形成的，对企业和社会 具有保存价值的各种文字、图表、声像及其它形式的原始记录。 它的基本含义有以下几个方面： 1、是企业在各项管理活动中形成全部档案的总和，包括计划统 计、经营销售、财务管理、劳动工资、人事管理和党、政、工、团工 作等方面的档案； 2、企业档案是在企业各项管理活动中直接形成和产生的，是原 始记录，不是事后编写的； 3、对企业和社会具有使用价值和保存价值； 4、是按照一定的规律和要求进行整理、归档保存起来的。 (二)企业档案管理的基本原则和体制 企业档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是企业的无形资 产，是搞好企业管理、提高经济效益、宣传企业形象、维护企业经济 利益、合法权利和历史真实面貌的必要条件和依据。 1、基本原则 企业档案工作必须坚持集中统一管理分级保管的原则，严禁任何 档案材料保存在部门或个人手中。 2、管理体制 ①、建立档案管理机构。根据企业规模可设档案处(科)或档案室(综合档案室)，这种机构具双重职能，即行政管理职能和业务 管理职能。不仅负责统筹、协调、组织管理企业档案工作，对各单位 及业务部门的档案工作进行指导、检查和监督，又负责管理本企业所 形成的全部档案。 ②、组织领导。档案处(科)或档案室要在企业主管领导直接领 导下开展工作。 各部门、基层单位要设兼职档案员，负责本单位本部门文件材料 的收集、积累和归档工作。 ③、人员配备。企业要配备事业心强、具备档案专业知识、管理 知识各项素质好的人员从事档案管理工作。具体有以下几点： 第一、政治素质。要有较高政治觉悟和较强的责任心，热爱本职 工作，有甘当“配角的精神。 第二、文化素质。要求档案人员要具备一定的文化知识水平，既 要学习和掌握档案专业理论知识，又要掌握相关专业的基础知识，应 是“复合型人材。 第三、业务素质。这是对档案人员的基本要求。包括两个方而：一 是，在管理工作中要不断总结和积累实践经验，不断提高自己的业务 工作能力和专业理论水甲。二是，要有一定的组织协调和社交能力， 在甘当“无名英雄的同时，要善于进行广泛的社会交往，宣传档案 工作，扩大档案工作的影响，取得各方面、各部门的理解、支持和配合。 二、档案的收集 (一)档案收集工作的意义 档案收集工作是档案管理工作诸多环节中的第一个环节，它对其它环节影响很大。因此，做档案收集工作对整个档案管理工作具有重要意义。 1、收集工作是贯彻档案工作基本原则的重要内容和具体措施。档案的集中统一管理是通过收集工作来实现的。通过收集将档案集中保存在档案馆（室），从而保证档案工作基本原则的贯彻实施。 2、收集工作为档案工作提供物资前提。档案管理的主要对象是档案，档案部门保存的大量档案是从各个方面获得的，没有收集工作，就没有档案，也就不会有档案的整理、鉴定、保管、编研等一系列管理工作。 3、收集工作直接影响档案工作的其他环节，尤其是影响档案的开发利用。收集不齐全，不完整，馆藏不丰富，对提供利用工作有直接的影响。 (二)收集工作的要求 1、档案收集工作必须注意档案的形成特点。档案是由文件有条件转化来的，这是档案形成特点之一。文件转化为档案的条件是，必须是己处理完毕、具有一定的查考利用价值，收集中要避免“有文必档。（从价值考虑） 2、收集档案必须注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色。做到收集帐内文件与帐外文件相结合，收集红头文件与收集图纸报表相结合，纸质档案与非纸质档案相结合，（从范围考虑） ③收集中要以“我为主，着重收集反应本单位职能活动和历史发展情况的文件材料。（从本单位） 3、加强与本各部门的联系，了解掌握各部门的工作计划、各项制度及其活动情况，做到心中有数，如发现归档不全，可跟踪追迹，及时收集。 (三)收集文件材料的范围(归档范围) 国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体规定了以下几个方面： 1、上级机关的文件材料。上级机关颁发的需要贯彻执行各种文件，各级领导视察、检查本机关的重要指示、讲话、题词及有关音像材料；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和正本；上级机关转发本机关的文件。 2、本单位的文件材料。本单位召开的各种会议形成的文件材料；本单位颁发的(包括转发和联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿；本单位党委