採購及付款循環.doc

內部控制制度 《採購及付款循環》 文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件 文件履歷紀要頁 文　件　發　行　單　位 文　件　管　制　等　級 管理代表 □管制文件 □非管制文件 文　　件　　履　　歷　　紀　　錄 版次 修　訂　內　容 核准 權責 編撰 日期 0 第1版（新發行） 總則 制定目的 為促使本公司「內部控制」（Internal Control）之「採購及付款循環」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。 適用範圍 凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。 權責單位 資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。 採購及付款循環 循環圖 【見】（資料1）「採購及付款循環圖」。 循環作業 本循環之各項作業： 請購作業（CP101），另訂之。 採購作業（CP102），另訂之。 進口作業（CP103），另訂之。 驗收作業（CP104），另訂之。 與合約不符作業（CP105），另訂之。 付款作業（CP106），另訂之。 差異分析作業（CP107），另訂之。 附則 制修廢與頒布實施 本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。 編號、版本、日期、頁次／頁數 本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。 附件 相關資料 （資料1） 「採購及付款循環圖」 （資料1） 「採購及付款循環圖」 預算 CP101 ------→ 請購 | ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ | CP102 CP103 | 採購 進口 | | ├--- -------- ---┘ | ↓ | CP104 | 驗收 | | | | ↓ | 是否合格 否 CP105 | ------→ ------→ 與合約 不符 | | | | ↓ | 是 | | | | | ├--- -------- ---┐ | ↓ ↓ | CP106 入庫 | 付款 | | ↓ | CP107 | 差異分析 ←------ ---┘ 作業程序 提出需求 調節性採購 依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。 預算採購 依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。 預算採購，包括下列二種採購： 直接材料（常用材料）係指直接耗用之材料。 間接材料（常用物料）係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。 檢查庫存 採購前應先檢查存貨是否具有下列情形： 目前存量尚未達請購點/安全庫存。 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。 申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。 臨時需求 緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。 控制重點 「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。 「請購單」必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。 緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。 應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。 相關資料 銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。 作業程序 查詢供應商資料 準備採購。 調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去採購及詢價紀錄。 向廠商詢比議價。 決定購買方式 依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買： 詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。 議價採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。 比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。