项目部文件管理制度汇编.doc

项目部文件管理制度 为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。 一、项目文件分类及收集归档分工 序号 文件分类 收集整理 归 档 (标识编目保管） 备注 1 总承包人项目规划文件 资料员 资料员 2 合同协议类文件 资料员 资料员 3 总分包资质备案文件 施工员(组) 资料员 4 计划进展类文件 计划员 资料员 5 工程日志 施工员(组) 资料员 6 会议纪要 资料员 资料员 纪要签发、签收、传阅 7 申请/报告类文件 资料员 资料员 批复文件 8 工作联系单/备忘录类文件 资料员 资料员 9 总包通知 资料员 资料员 回复文件 10 造价费用文件 造价员(师) 资料员 11 安全管理文件 安全员(组) 资料员 12 现场采购文件 材料员(组) 资料员 13 图纸 资料员 资料员 14 施工文件 施工员(组) 资料员 汇总、统计 15 竣工验收文件 施工经理 资料员 16 文件收/发放记录 资料员 资料员 二、项目文件分类说明 1、总承包人项目规划文件。包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。 2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。 3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。 4、计划进展类文件。包括： （1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。 （2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。 （3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。 （4）、项目施工（月）进展报告。 5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格。 6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。 业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。 7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。 （1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。 （4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。 9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。 10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。 11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下： （1）、总包人安全管理规划、方案，管理规定。 （2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。 （3）、安全专项方案及报审文件。 （4）、总包人现场核查记录文件。 （5）、总包人内部人员培训文件。 （6）、总包人安全检查文件。 （7）、总包人安全管理总结文件。 12、现场采购文件。应由采购组整理，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要。 13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。 14、现场施工文件。包括： (1)、综合部分（施工组负责整理、汇总）。包括： A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商。按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位。 B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表，标明专业、分包单位。 C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份