《商务英语函电u》课件.ppt

《商务英语函电》PPT课件

课程概述1商务英语函电学习商务英语函电写作，提升职场沟通能力。2邮件写作规范掌握商务邮件的格式、语言、礼仪等方面的规范要求。3实战案例分析通过真实案例，讲解邮件写作的技巧和策略。4互动练习与反馈提供丰富的练习机会，帮助学员巩固所学知识。

学习目标掌握商务邮件的写作规范和格式。学习各种商务邮件的常用句式和表达。提升商务邮件的沟通技巧和文化意识。

商务邮件的基本要素收件人邮件的收件人，通常是邮件的直接接收者，可以是个人或多个部门。主题邮件的主题，简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件内容。正文邮件的正文内容，包括邮件的目的、内容和要求，以及必要的附件和联系方式。署名邮件的署名，包括发件人的姓名、职位和联系方式，以方便收件人回复。

常见邮件格式正规格式适用于正式场合，例如商务合作、投诉、求职等。非正式格式适用于非正式场合，例如朋友之间交流、简单的问候等。混合格式结合正规格式和非正式格式，根据具体情况选择合适的格式。

收发人、日期、主题的写法收件人在邮件开头，用“To:”标明收件人邮箱地址。日期在邮件正文的下方，用“Date:”标明发送日期。主题在邮件标题栏，用“Subject:”标明邮件主题。

开头的祝语和问候语正式邮件DearMr./Ms./Dr.[姓名],非正式邮件Hi[姓名],未知收件人ToWhomItMayConcern,

结尾的祝语和问候语1正式Sincerely,Bestregards,Yoursfaithfully.2非正式Kindregards,Warmregards,Allthebest.3礼貌Thankyouforyourtimeandconsideration.Welookforwardtohearingfromyousoon.

常用词语和句式询问例如：Couldyouplease…；I’dliketoknow…；Wouldyoumind…确认例如：Pleaseconfirm…；Couldyoupleaseconfirm…请求例如：Werequestthat…；Wewouldappreciateitifyoucould…

敬语的使用常用敬语商务英语函电中常用的敬语包括DearSir/Madam，DearMr./Ms./Mrs.[姓名]，Yoursfaithfully，Yourssincerely等。选择原则选择敬语时应根据收件人的身份和关系进行选择，并注意礼貌和正式性。

文雅用词和语气避免口语化商务函电应使用正式的书面语言，避免口语化表达和俚语。保持礼貌和尊重选择礼貌的用词和语气，表达尊重和得体。清晰简洁的表达用词准确，句子简洁明了，避免使用过于复杂的句式。

英语写作习惯简洁明了避免冗长句子，使用简洁的语言表达意思。礼貌用语使用礼貌的用语和语气，避免过于直白的表达方式。格式规范遵守标准的英语写作格式，确保邮件结构清晰易懂。

客套话和场景应对寒暄和问候使用礼貌的表达，例如“您好”，“很高兴认识您”。感谢和赞赏表示对对方的帮助或努力的感谢，例如“谢谢您的帮助”，“您做得很好”。歉意和解释如果出现失误或延误，要及时道歉并解释原因，例如“很抱歉耽误了您的时间”，“由于技术原因，邮件发送延迟了”。

电子邮件礼仪及时回复收到邮件后尽快回复，避免拖延。如果无法立即回复，请告知对方预计回复时间。尊重对方使用礼貌的语言，避免使用过于口语化的表达方式。在邮件中注意称呼和语气。清晰简洁邮件内容应简洁明了，避免冗长。使用主题行概括邮件内容，方便对方理解。

电子邮件签名1姓名姓名必须包含你的中文姓名和英文姓名。2职位清晰地显示你的职位，以帮助收件人理解你的身份。3公司名称包含公司名称和公司网站链接。4联系方式提供你的电话号码、邮箱地址和社交媒体链接。

附件发送注意事项文件大小保持文件大小适中，避免过度占用对方邮箱空间。文件格式选择通用格式，例如PDF或Word，确保对方可以打开。文件命名使用简明易懂的命名，方便对方查找和识别。安全保障确认附件内容安全无误，避免泄露敏感信息。

邮件主题和标题的设计简洁明了准确地概括邮件内容，让收件人快速了解邮件主题。重点突出使用关键词，吸引收件人注意力，提高邮件打开率。专业规范避免使用过于口语化或情绪化的语言，保持专业形象。

回复和转发的技巧回复使用回复功能直接回复邮件，保持邮件主题和内容的连贯性。转发使用转发功能将邮件转发给相关人员，确保转发内容的完整性和清晰度。

抄送和密送的用法抄送将邮件副本发送给其他相关人员，但他们并非主要收件人，无需直接回复。密送将邮件副本发送给其他相关人员，但收件人无法看到其他密送收件人。

邮件模板和范例（1）以下是一些常