资料收集归档管理制度.docx

资料收集归档管理制度

第一章总则

第一条为了规范和规范资料收集归档工作，提高资料管理效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况制定本制度。

第二章资料收集

第二条所有部门和员工都应当按照公司规定的要求进行资料的收集工作。资料收集应当本着真实、完整、准确、及时的原则进行，不得随意篡改、遗漏或伪造资料。

第三条对于需要收集的资料，应当根据其重要性和机密程度进行合理分类和归档，确保不同级别的资料都能够得到妥善管理。

第四条公司应当建立健全资料收集流程和规范，明确责任主体和相关操作流程，保证资料的顺利收集和完整保存。

第五条对于纸质资料的收集，在整理和存放时应当按照文件柜编号分类存放，确保易查易取。电子资料的收集应当按照文件夹分类管理，确保数据的结构化和系统化。

第六条每个部门应当定期审核资料收集情况，及时发现问题并及时改进，确保资料收集工作的顺利进行。

第三章资料归档

第七条对于已经收集的资料，应当及时进行归档处理。归档包括了整理、分类、编号、盖章、存档等环节。

第八条对于资料的整理和分类，应当按照部门、日期、项目等维度进行分类，确保每份资料都有明确的定位和归属。

第九条对于不同级别的资料，应当选择不同的归档方式进行处理，确保机密资料的安全性和保密性。

第十条对于纸质资料的归档，应当按照规定的归档标准进行处理，确保整齐、清晰、易查。电子资料的归档应当按照系统规范进行管理，确保数据的安全和稳定。

第十一条归档的资料应当按照规定的文件柜或电子文件夹进行存放，确保资料的方便管理和快速查找。

第四章资料管理

第十二条对于已经归档的资料，应当建立健全的资料管理制度，包括了借阅、查阅、复制等方面的规定。

第十三条对于需要借阅的资料，应当提出书面申请，并经过相关领导批准后进行处理。借阅者应当按照规定的时间限制进行使用，借阅后应当及时归还资料。

第十四条对于需要查阅的资料，应当提出合理的申请理由，并经过相关部门的审核批准后进行处理。查阅者应当在规定的场所和时间进行查阅，不得擅自异动资料。

第十五条对于需要复制的资料，应当向资料管理员提出申请，并经过相关领导批准后进行处理。复制者应当按照规定的方式和数量进行复制，不得超越规定范围。

第五章资料保密

第十六条对于涉密资料的管理，应当严格按照公司的保密制度进行处理。未经批准不得擅自外传、泄露机密资料。

第十七条对于资料的备份和存储，应当建立健全的备份和安全系统，确保数据的安全性和稳定性。

第十八条对于资料的销毁，应当按照公司的规定进行处理，确保文件的安全销毁和清除。

第六章管理监督

第十九条公司应当建立健全资料管理制度的监督机制，明确监督责任人和监督流程，确保资料管理工作的顺利开展。

第二十条对于资料管理工作的不正确或者违规行为，应当严格按照规章制度进行处理，确保公司资料管理制度的权威性和有效性。

第七章附则

第二十一条本制度自发布之日起生效，如有变动需另行通知。

第二十二条本制度的解释权归公司资料管理部门所有。

第二十三条其他未尽事宜，请按照公司相关规定处理。

资料收集归档管理制度制定人：XXX

资料收集归档管理制度批准人：XXX

日期：XXXX年XX月XX日

以上为资料收集归档管理制度的正文内容，希望广大员工遵守并执行该制度，保障公司资料的安全和管理效率。