合同资料收集管理制度.docx

合同资料收集管理制度

总则

一、目的

为规范公司合同资料的收集、整理、保管和使用，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，提高合同管理的效率和质量，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门在合同签订、履行、变更、解除等过程中产生的各种合同资料的管理。

三、管理原则

1.全面性原则：合同资料应包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录等所有与合同有关的资料，做到全面收集、完整归档。

2.及时性原则：合同资料应在合同签订、履行等各个环节及时收集、整理，不得拖延或遗漏。

3.准确性原则：合同资料应真实、准确地反映合同的内容和履行情况，不得虚假或误导。

4.安全性原则：合同资料应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露，确保合同资料的安全。

四、管理机构及职责

1.人事行政部

（1）负责公司合同资料管理制度的制定、修订和监督执行。

（2）负责公司合同资料的统一收集、整理、归档和保管工作。

（3）负责公司合同资料的借阅、查询和使用管理。

（4）负责公司合同资料的统计、分析和报告工作。

2.各部门

（1）负责本部门合同资料的收集、整理和提交工作，确保合同资料的完整性和准确性。

（2）配合人事行政部进行合同资料的归档、保管和使用管理工作。

（3）按照规定查阅、使用合同资料，不得擅自复制、摘抄或泄露合同资料。

合同资料的收集

一、合同签订前的资料收集

1.合同起草部门应在合同起草过程中，收集与合同有关的法律法规、政策文件、市场信息等资料，为合同的起草提供依据。

2.合同起草部门应收集对方当事人的基本情况资料，包括营业执照、法定代表人身份证明、资质证书等，确保对方当事人的主体资格合法。

3.合同起草部门应收集与合同标的有关的技术资料、质量标准、验收标准等资料，确保合同标的的质量符合要求。

4.合同起草部门应收集与合同履行有关的资料，包括交货地点、交货方式、付款方式、违约责任等，确保合同的履行能够顺利进行。

二、合同签订过程中的资料收集

1.合同签订部门应在合同签订过程中，收集合同文本、审批文件、签字盖章等资料，确保合同的签订符合公司的规定和程序。

2.合同签订部门应收集对方当事人的签字盖章资料，确保合同的法律效力。

3.合同签订部门应收集合同签订的相关会议纪要、谈判记录等资料，作为合同的补充文件。

三、合同履行过程中的资料收集

1.合同履行部门应在合同履行过程中，收集合同履行的相关记录，包括交货单、验收单、发票等，确保合同的履行符合合同约定。

2.合同履行部门应收集对方当事人的履约情况资料，包括付款情况、货物交付情况等，及时发现和解决合同履行中存在的问题。

3.合同履行部门应收集与合同变更、解除有关的资料，包括变更协议、解除协议等，确保合同变更、解除的合法性和有效性。

合同资料的整理

一、合同资料的分类

1.按照合同的性质和类别进行分类，如销售合同、采购合同、劳动合同等。

2.按照合同的签订时间进行分类，如本年度合同、上年度合同等。

3.按照合同的保管期限进行分类，如永久保管合同、长期保管合同、短期保管合同等。

二、合同资料的整理要求

1.合同资料应按照分类要求进行整理，同一类合同资料应放在一起，便于查找和使用。

2.合同资料应按照时间顺序进行排列，本年度合同应放在上年度合同之后，便于查阅合同的履行情况。

3.合同资料应按照保管期限进行归档，永久保管合同应单独归档，长期保管合同和短期保管合同应分别归档，便于保管和销毁。

三、合同资料的装订

1.合同资料应按照整理要求进行装订，装订时应使用统一的装订材料和装订方式，确保合同资料的整齐、美观。

2.合同资料的封面应注明合同的名称、编号、签订日期、当事人名称等基本信息，便于识别和查阅。

3.合同资料的封底应注明合同的保管期限、归档日期等信息，便于管理和统计。

合同资料的保管

一、保管地点

合同资料应存放在人事行政部指定的档案保管室，确保合同资料的安全。

二、保管方式

1.合同资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，纸质档案应存放在档案保管室，电子档案应存放在公司的服务器或云存储中。

2.纸质档案应按照分类、时间、保管期限等要求进行存放，便于查找和使用。

3.电子档案应按照合同的编号、名称等信息进行命名，便于管理和检索。

三、保管期限

1.永久保管合同：指对公司具有重要历史价值和法律意义的合同，如公司章程、股东协议等，应永久保存。

2.长期保管合同：指对公司具有重要经济价值和法律意义的合同，如重大采购合同、重大销售合同等，保管期限为30年。

3.短期保管合同：