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档案归档范围及整理规范实施细则

第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档

范围及整理规范，特制定本施细则。

第二条档案归档范围

详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则

（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的

有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予

以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用

性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的

复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门

需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属

或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则

（一）组件

1.件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

（1）正文、附件为一件。

2（）来文与复文请（示与批复、报告与批示、函与复函等）一般

独立成件，也可为一件。

3（）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相

关文件为一件。

4（）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年

一本的，一本为一件。

5（）正文正本与定稿包（括章程、制度等重要文件的历次修改

稿）为一件。

6（）报表、名册、图册等一册本（）为一件作（为文件附件时除

外）。

7（）转发文与被转发文一件。

8（）简报、周报等材料一期为一件。

9（）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序

（1）正文在前、附件在后。

2（）正本在前，定稿在后。

3（）有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前，收文在后。

4（）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

5（）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

6（）转发文在前，被转发文在后。

7（）原件在前，复印件在后。

8（）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民

族文字文本在后。

9（）中文文本在前，外文本在后。

（二）分类

归档文件一般采用年度一一保管期限等方法进行二级分类。

1.按年度分类

将文件按其形成年度分类。

（1）跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预

算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,

统一按文件签发日期判定所属年度。

2（）跨年度形成的会议文件归入闭年。

3（）跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，

年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

2.按保管期限分类

按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》（见附件），将归

档文件按划定的保管期限分类。

（三）排列

1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内，按时间结合事由排

列。

2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（四）编页

1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角

的空白位置。

3.文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页

码相同的，可以保