档案归档范围及规范实施细则 (一).pdf

档案归档范围及整理规范实施细则

第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档

范围及整理规范，制定本实施细则。

第二条档案归档范围

详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则

（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的

有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；己破损的文件予

以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用

性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的

复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门

需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属

或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一0

第四条档案整理细则

（一）组件

1.件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

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（1）正文、附件为一件。

2（）来文与复文请（示与批复、报告与批示、函与复函等）一般

独立成件，也可为一件。

3（）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相

关文件为一件。

4（）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年

一本的，一本为一件。

5（）正文正本与定稿包（括章程、制度等重要文件的历次修改

稿）为一件。

6（）报表、名册、图册等一册本（）为一件作（为文件附件时除

外）。

7（）转发文与被转发文一件。

8（）简报、周报等材料一期为一件。

9（）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序

（1）正文在前、附件在后。

2（）正本在前，定稿在后。

3（）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

4（）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

5（）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

6（）转发文在前，被转发文在后。

7（）原件在前，复印件在后。

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8（）不同文字的文本，无殊规定的，汉文文本在前，少数民

族文字文本在后。

9（）中文文本在前，外文本在后。

（二）分类

归档文件一般采用年度一一保管期限等方法进行二级分类。

1.按年度分类

将文件按其形成年度分类。

（1）跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预

算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,

统一按文件签发日期判定所属年度。

2（）跨年度形成的会议文件归入闭年。

3（）跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，

年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

2.按保管期限分类

按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》（见附件），将归

档文件按划定的保管期限分类。

三（）排列

1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内，按时间结合事由排

列。

2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（四）编页

1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

2.页码应逐页编制，宜分别