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档案归档范围及规范实施细则 (一).pdf

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档案归档范围及整理规范实施细则

第一条为强化公司档案建设和管理工作,进一步明确档案归档

范围及整理规范,制定本实施细则。

第二条档案归档范围

详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则

(一)归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的

有机联系,分不同价值,便于保管和利用。

(二)归档文件应齐全完整,无缺页和破损;己破损的文件予

以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予以复制,过大的文件应折叠。

(三)归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用

性和耐腐蚀性。

(四)归档文件应为原件,因故无原件应保存具有凭证作用的

复印件,并写明原件的存处。

(五)归档文件一般一式一份,重要的、利用频繁的和有专门

需要的可以适当增加份数。

(六)归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属

或塑料装订用品。

(七)归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一0

第四条档案整理细则

(一)组件

1.件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

1

(1)正文、附件为一件。

2()来文与复文请(示与批复、报告与批示、函与复函等)一般

独立成件,也可为一件。

3()有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相

关文件为一件。

4()会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年

一本的,一本为一件。

5()正文正本与定稿包(括章程、制度等重要文件的历次修改

稿)为一件。

6()报表、名册、图册等一册本()为一件作(为文件附件时除

外)。

7()转发文与被转发文一件。

8()简报、周报等材料一期为一件。

9()原件与复印件为一件。

(10)正本与翻译本为一件。

(11)中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序

(1)正文在前、附件在后。

2()正本在前,定稿在后。

3()有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后。

4()来文与复文作一件时,复文在前,来文在后。

5()正文在前,发文稿纸和定稿在后。

6()转发文在前,被转发文在后。

7()原件在前,复印件在后。

-2-

8()不同文字的文本,无殊规定的,汉文文本在前,少数民

族文字文本在后。

9()中文文本在前,外文本在后。

(二)分类

归档文件一般采用年度一一保管期限等方法进行二级分类。

1.按年度分类

将文件按其形成年度分类。

(1)跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预

算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,

统一按文件签发日期判定所属年度。

2()跨年度形成的会议文件归入闭年。

3()跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,

年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

2.按保管期限分类

按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》(见附件),将归

档文件按划定的保管期限分类。

三()排列

1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内,按时间结合事由排

列。

2.同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(四)编页

1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

2.页码应逐页编制,宜分别

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