档案归档范围及规范实施细则 (一).pdf
档案归档范围及整理规范实施细则
第一条为强化公司档案建设和管理工作,进一步明确档案归档
范围及整理规范,制定本实施细则。
第二条档案归档范围
详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则
(一)归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的
有机联系,分不同价值,便于保管和利用。
(二)归档文件应齐全完整,无缺页和破损;己破损的文件予
以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予以复制,过大的文件应折叠。
(三)归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用
性和耐腐蚀性。
(四)归档文件应为原件,因故无原件应保存具有凭证作用的
复印件,并写明原件的存处。
(五)归档文件一般一式一份,重要的、利用频繁的和有专门
需要的可以适当增加份数。
(六)归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属
或塑料装订用品。
(七)归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一0
第四条档案整理细则
(一)组件
1.件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。
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(1)正文、附件为一件。
2()来文与复文请(示与批复、报告与批示、函与复函等)一般
独立成件,也可为一件。
3()有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相
关文件为一件。
4()会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年
一本的,一本为一件。
5()正文正本与定稿包(括章程、制度等重要文件的历次修改
稿)为一件。
6()报表、名册、图册等一册本()为一件作(为文件附件时除
外)。
7()转发文与被转发文一件。
8()简报、周报等材料一期为一件。
9()原件与复印件为一件。
(10)正本与翻译本为一件。
(11)中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序
(1)正文在前、附件在后。
2()正本在前,定稿在后。
3()有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后。
4()来文与复文作一件时,复文在前,来文在后。
5()正文在前,发文稿纸和定稿在后。
6()转发文在前,被转发文在后。
7()原件在前,复印件在后。
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8()不同文字的文本,无殊规定的,汉文文本在前,少数民
族文字文本在后。
9()中文文本在前,外文本在后。
(二)分类
归档文件一般采用年度一一保管期限等方法进行二级分类。
1.按年度分类
将文件按其形成年度分类。
(1)跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预
算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,
统一按文件签发日期判定所属年度。
2()跨年度形成的会议文件归入闭年。
3()跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,
年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
2.按保管期限分类
按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》(见附件),将归
档文件按划定的保管期限分类。
三()排列
1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内,按时间结合事由排
列。
2.同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。
3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
(四)编页
1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
2.页码应逐页编制,宜分别