基建管理室行政管理制度.doc

基建管理室 行政管理制度 二〇一四年二月 目 录 第一章 总则 第二章 行政管理制度 第一节 会议管理制度 第二节 公文管理制度 第三节 档案管理制度 第四节 工程资料管理制度 第五节 印章管理制度 第六节 车辆管理制度 第七节 考勤管理制度 第一章　　　总　　则 第一条 目的 为加强基建管理室行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，提高工作效率，特制定本规定。 第二条　内容 本规定所指行政管理包括会议管理、公文管理、档案管理、印章管理、车辆管理制度等。 第三条 范围 本制度适用基建管理室全体员工。 第二章　　　行政管理制度 第一节 会议管理制度 第一条 目的 为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度。 第二条 范围 本会议管理制度适用于基建管理室主办的各种行政??公会议 第三条 分类 （一）日常办公会议 基建管理室例会：每周一部门讲评会结束后召开，在主任或副主任的主持下，基建管理室全体员工参加。会议主要沟通、处理内部事务和工程施工一般性事项，分析协调工程建设中的有关问题；通报事项，宣布决定，学习业务文件等。 （二）专业会议 工程协调会：工程协调会根据需要适时召开，由基建管理室主持，参加会议的人员为基建管理室主任和副主任、有关部门负责人、施工单位负责人。会议主要研究和通报工程的质量、进度、安全等情况及施工单位配合协作情况。 监理例会：每周一召开一次，由总监主持，参加人员为基建管理室主任、副主任及项目负责人、监理单位项目负责人、施工单位项目负责人。会议主要总结前一周的施工进度及质量安全问题，并对下一周的工作重点进行探讨,并在两个工作日内出监理例会会议纪要，发文于甲方和施工单位。 其他专业会议：如对项目地质勘查、设计、造价、法律服务等专业问题与相关单位进行沟通时，根据项目需要适时召开，会议由基建管理室主持。 （三）临时会议 根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议。 第四条 会议纪要管理规定 （一）会议纪要的形成与签发 1、会议纪要由会议主持人指定专人整理成文。 2、会议纪要起草人须在限定时间内完成纪要的整理工作，并报基建管理室主任审核。 3、会议纪要形成后，应填写签批单，请基建管理室主任和部门负责人签批意见。 4、会议纪要签批完成后，起草人须请参会的其他部门人员签字确认。 5、会议纪要请参会单位签字确认完成后应分类存档。 （二）会议纪要的备忘 会议纪要作为科室的重要文件，应发至科室全体成员，以便各成员及时了解工程情况，提高工作效率。 （三）会议注意事项 1、要求参加会议人员提前10分钟到场。 2、实行会议人员签到制度。 3、做好会议内容准备，并做好会议记录。 4、会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。 5、工作人员应提前预定会议室，确保会议正常召开。 6、工作人员在会议结束后，应做好会议室清洁工作。 （四）会议结束后，基建管理室项目负责人应负责督促、检查会议决议的落实工作，及时反馈信息，通报情况。 第二节 公文管理制度 第一条 原则 （一）实事求是、精简高效原则 公文数量应严格控制，公文内容应明确简洁，公文流转应快速准确。 （二）安全保密原则 严格执行国家、民航局、首都机场集团公司、湖北机场集团公司保密法律、法规和其他有关规定，涉秘公文一律不得进入电子政务公文管理系统，以确保国家、民航局、首都机场集团公司和集团公司秘密的安全。 （三）按级行文原则 行文关系主要根据隶属关系和职权范围而确定，原则上不得越级请示和报告。 （四）公文电子化原则 推广实施电子政务，逐步减少纸质公文。凡已具备电子公文管理系统应用条件的部门和人员，原则上均应通过该系统制发公文。 第二条 收文办理管理程序 （一）初审登记 于收悉公文的0.5个工作日内，在电子政务公文管理系统内录入、扫描应由基建管理室办理、且内容（含附件）完整的公文。 （二）分拣 依据基建管理室领导分工、各人员职责和管理范围，科室助理在登记后立即呈送其有关公文，并拟定办复时限。 （三）承办 应在规定的办复时限内及时办理基建管理室外部公文，特别是紧急公文应当严格执行规定的办复时限，确有困难的，应及时向领导说明原因。 （四）督办 依据公文的具体内容和办复时限，对有关事项的办理过程进行督促检查。 第三条 公文归档 （一）电子公文由科室助理在电子政务系统内进行审核、归档。 （二）纸质文件由科室助理归档。 （三）联合办理的公文，由首办人立卷、归档。 附表： 发文登记表 序号文件编号文件名称接收人签字日期备注 文件和资料借阅登记表