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办公室档案整理与归档制度

#办公室档案整理与归档制度

##一、目的

为加强办公室档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，有效保护和利用档案信息资源，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司办公室所有档案的整理与归档工作，包括但不限于行政文件、合同协议、会议纪要、人事资料等各类文件资料。

##三、职责分工

1.**办公室负责人**：负责统筹规划档案整理与归档工作，制定档案管理目标和计划，协调解决档案管理过程中的重大问题，并对档案工作进行监督和指导。

2.**档案管理人员**：具体负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、装盒、上架等归档工作，建立档案检索工具，做好档案的日常保管和维护，确保档案的安全完整。同时，负责组织档案的借阅、归还和统计等工作。

3.**各部门员工**：负责本部门业务范围内档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交至办公室档案管理人员。在工作过程中，需严格遵守档案管理制度，积极配合档案管理工作。

##四、档案整理要求

###（一）收集

1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。

2.档案收集范围包括各类文件、报告、函件、合同、协议、会议纪要、报表、照片、录音录像等具有保存价值的资料。

3.收集的档案资料应确保来源真实可靠，内容完整准确，字迹清晰，签字盖章等手续完备。

###（二）分类

1.档案管理人员应根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对收集的档案进行科学分类。一般可按照行政、人事、财务、业务等类别进行一级分类，在每个一级类别下再根据具体内容进行二级、三级分类。

2.分类应遵循一致性、逻辑性和实用性原则，确保分类方法的稳定性和可操作性，便于档案的查找和利用。

###（三）编号

1.对分类后的档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，能够反映档案的类别、年份、顺序等信息。

2.编号方法可采用“类别代码+年份+顺序号”的形式，例如：“XZ2023001”表示行政类2023年第1号档案。

###（四）装订

1.对于纸张较多、需要长期保存的档案资料，应进行装订。装订前需去除金属物，对破损的纸张进行修补，确保装订整齐、牢固，不影响档案的阅读和使用。

2.装订应采用左侧装订或三孔一线装订法，装订线应整齐、美观，不压字、不掉页。

###（五）编目

1.编目是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案管理人员应按照规定的格式和要求，对每一份档案进行编目，编制档案目录。

2.档案目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整，便于检索和查阅。

###（六）装盒与上架

1.将编目后的档案按照类别、编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。

2.档案盒应排列整齐，上架存放，便于查找和管理。档案存放应遵循便于管理、便于利用、安全保密的原则，合理规划档案库房空间，确保档案存放有序。

##五、档案归档流程

1.**部门移交**：各部门在完成档案资料的收集、整理和初步审核后，定期将档案移交至办公室档案管理人员。移交时应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，双方签字确认。

2.**审核接收**：档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或整改。审核通过后，档案管理人员在《档案移交清单》上签字接收，并将档案纳入统一管理。

3.**整理归档**：档案管理人员按照档案整理要求，对接收的档案进行分类、编号、装订、编目、装盒、上架等归档工作。在归档过程中，应做好档案的记录和统计工作，确保档案管理的规范化和信息化。

##六、档案保管期限与密级设定

1.**保管期限**：根据档案的重要性、利用价值和法律法规要求，确定档案的保管期限。保管期限一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）和长期（5年以上）。具体保管期限可参考国家相关规定和公司实际情况确定。

2.**密级设定**：根据档案内容涉及的商业秘密、国家机密等敏感信息，对档案设定相应的密级。密级分为绝密、机密、秘密三个等级。密级的确定应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度执行，确保档案信息的安全保密。

##七、档案借阅与归还

1.**借阅申请**：公司内部员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人和办公室负责人审批同意。涉及机密级以上档案的借阅，还需经公司领导审批。

2.**借阅登记**：档案管理人员根据审批后的《档案借阅申请表》，办理档案