文档详情

归档文件的整理详细资料.ppt

发布:2016-11-21约5.13千字共21页下载文档
文本预览下载声明
归档文件的整理 归档文件整理十步骤 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第一步:确定归档和不归档范围 第四步:划分保管期限 第五步:归档文件的排列 第六步:盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长60mm,宽16mm,分为均匀的8格,其内容从上到下,从左到右分别是全宗号、年度、保管期限、机构问题(为选择项)、室编件号、页数、馆编件号、盒号。 第七步:装订 第八步:编目 1)、件号:按文件排列顺序,填写室编件号。 2)、责任者:填写制发文件的组织(使用全称或者规范化简称)或个人,即文件的发文机关或署名者。有多个责任者时,只著录3个主要的。 3)、文号:填写文件的发文字号或者期刊编号;没有文号或者期刊编号的可不填。 4)、题名:填写文件标题,除联合发文外,标题中的单位名称可以省略;没有标题或标题不规范的,可按事由自拟标题,外加“[]”。 5)、日期:填写文件材料形成日期,用8位阿拉伯数字标注年月日,如。 6)、页数:每一件归档文件的总页数(含文件处理单、发文用纸)。文件中有图文的页面为一页。 7)、备注:注释文件需要说明的情况。 第八步:编目 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目,机构(问题)项可视需要设置。全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。 第九步 装盒 将编好归档文件目录的归档文件,按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是:在同一年度、同一保管期限条件下,根据归档文件的多少选用不同数量,不同规格型号的档案盒。 档案盒的规格尺寸为310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm(长×宽×厚度),还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。 归档文件装盒后,即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。 盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。 盒号机关档案室不填,要在以后档案移交进区档案馆时再填。起止件号填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。中间用“一”连接。 第九步 装盒 备考表的填制。备考表应置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 ?? 1)、盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁情况。 ?? 2)、整理人:填写整理、归档文件的人员姓名。 ?? 3)、检查人:填写检查归档文件整理质量的人员姓名。 ?? 4)、日期:归档文件整理完毕的日期。 ?? 第十步:档案排列上架 Thank you! * * 业务指导科 张翠英 QQ: TEL第一步:确定归档和不归档范围 第二步:分年度 第六步:盖归档章及填写其项目 第八步:编目 第三步:确定分类法 第四步:划分保管期限 第五步:归档文件的排列 第七步:装订 第九步:装盒 第十步:档案排列上架 档 案 档案具备以下特征: 1.以我(组织或个人)为中心; 2.原生的、独特的; 3.有我(组织或个人)开始到现在; 4.具有保存价值(凭证、依据、参考)的; 5.表现形式:实体、虚拟体(电子文件等); 6.最终的信息或确定的阶段性信息。 文件与档案是不同的,文件转化为档案最主要的前提条件就是文件必须具有保存价值。 文 件 (一)机关档案鉴定应遵循的原则 1、坚持以科学发展观的指导预测判断档案价值。 2、坚持历史的观点。 3、坚持全面的观点。 4、坚持长远的观点。 (二)机关档案鉴定的标准 1、职能标准。职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。 2、来源标准。来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位,即“以我为主”的标准。 3、内容标准。档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。 4、形式特征标准。形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等 。 welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience 第一部分上级机关的文件材料 1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。 2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。 3.上级领导视察、检查本单位时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材
显示全部
相似文档