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会议管理制度各部门职责

一、会议管理部门职责

（一）会议策划与组织部门

1、负责调查研究，了解本单位及同级单位会议的开展情况，合理安排本单位会议计划；

2、编制会议计划及年度会议预算；

3、组织会议策划、方案制定、实施及考核工作；

4、负责掌握会场使用情况，协调会场资源，保障会议举行；

5、监督检查会议实施效果，并根据情况进行总结和改进。

（二）会务服务部门

1、负责协调会议的时间、地点、场地、场所秩序、会务用品及安全保障；

2、制定会议布置方案，负责会议现场布置；

3、对会议进行接待、安全保卫及应急救援工作；

4、负责会议活动的接待工作，提供相关的服务；

5、负责会议资料的复印、发放及整理存档工作。

（三）宣传推广部门

1、负责组织会议的宣传推广工作；

2、撰写会议宣传稿、发布会议通知；

3、制定会议宣传方案，开展会议宣传工作；

4、负责会议后续活动的宣传工作。

（四）会议财务部门

1、负责会议费用的预算、支付及报销；

2、监督会议经费使用情况，进行预算分析和管理；

3、做好会务费用的财务统计工作；

4、负责会议相关经费的审计工作。

二、会议管理制度

（一）会议策划及组织

1、会议策划及组织应该根据单位工作需要，合理安排会议时间、地点和议程；

2、会议策划及组织应当提前安排人员进行综合调查，制定详细的会议计划；

3、会议策划及组织部门负责会议方案的制定和实施，并对举办会议进行有效监督；

4、会议策划及组织工作应当做好会议日程表、会议议程及会议通知的准备工作；

5、会议策划及组织部门负责协调相关人员做好会议现场的布置和工作，保证会议顺利进

行。

（二）会务服务

1、会议现场应当做好各项服务设施的准备工作，及时处理意外情况；

2、会议现场应当治安稳定，聘请专业保安，确保会议安全；

3、会议现场应当做好应急救援工作，保障会议期间一切安全；

4、会议现场应当准备充足的会务用品，及时提供会议所需的一切服务；

5、会议结束之后，做好会议现场及周边环境清洁卫生工作。

（三）宣传推广

1、会议宣传应当充分发挥媒体的力量，做好会议宣传工作；

2、会议宣传要针对不同的对象制定不同的宣传方案，采取多种形式广泛宣传；

3、会议宣传应当及时准确的向外界通报会议信息，确保宣传信息的真实性；

4、会议宣传应当做好宣传后续工作，让会议的影响持续久远；

5、会议宣传应当做好宣传效果的统计工作，为会议的举办提供科学依据。

（四）会议财务

1、会议财务部门负责编制会议经费预算，并监督会议费用的使用；

2、会议财务部门负责督促各部门负责人按时报销会议费用；

3、会议财务部门负责会议费的核算、结算和登记；

4、会议财务部门负责制定会议经费的使用标准，并进行经费审计；

5、会议财务部门负责会议财务报告的编制及送交有关部门。

（五）会议后续工作

1、会议结束后，负责进行会议效果的评估工作，并对会议进行总结和改进；

2、会议后续工作应当对会议宣传效果进行全面跟踪；

3、会议后续工作应当立即清理会议现场及相关会务用品；

4、会议后续工作应当及时做好会议资料的归档及整理工作；

5、会议后续工作应当注意收集会议参会人员对会议的反馈意见，并及时处理及回复。

（六）会议管理制度的完善和改进

1、会议管理制度需要不断完善和改进，要根据实际情况及时调整部门职责，确保会议工

作的高效运行；

2、会议管理制度要得到所有相关部门的充分认可，并在实际运行中不断进行适当调整；

3、会议管理制度需要做好与其他相关制度的衔接，保证制度的完整性和紧密性；

4、会议管理制度需要不断总结经验，定期修订和完善，确保会议工作的不断进步。

综上所述，会议管理制度的各部门职责在会议策划及组织、会务服务、宣传推广、会议财

务、会议后续工作以及会议管理制度的完善和改进等方面都具有重要的作用。不同的部门

职责在会议管理制度的运行中相互配合，相互支持，最终实现高效的会议运行和工作效果

的提升。