华为高效会议管理.ppt

会前沟通 方式： 书面沟通（会议通知） 电话沟通 当面沟通 内容： 确认与会人员是否能够到会（尤其是确认关键人物的到场） 让与会者事先了解会议资料 了解关键人物对问题的看法 明确与会者的期望值 提醒与会者应做的准备 会场准备 会场布置：根据会议目的，选择营造轻松愉快、或庄重、严肃的气氛 座位布置： 半圆形或者环形 与人员背门而坐 光线较好 会场布置：提前准备和调适 座位布置：是否得到保证 会前准备输出：会议计划表 会议名称 会议目的 与会人员 必须参会人员：XXX ，XXX，XXX 邀请参会人员：XXX ，XXX，XXX 分段参会人员：XXX ，XXX，XXX 角色分配 主持人：XXX， 纪要员：XXX， 会务组织者：XXX，监控责任人：XXX 会议时间 会议地点 议程 责任人 形式 时间分配 会议材料 会前沟通 与会人员是否了解会议目的？是否了解关键人物对会议材料的看法？是否了解关键人物对问题的看法？与会者是否做了准备？ 会场准备 1.会场布置；2.设备仪器；3.信息安全 二、会后跟踪 会议纪要 领导沟通 执行跟踪 有效反馈 二、会后跟踪 会议纪要： 及时输出 有效传达 确认理解 领导沟通 纪要审核 人物沟通 执行跟踪 一下任务监控人： × × × 任务 计划完成时间 实际完成时间 交付件 责任人 请各任务责任人及时反馈表中事务进展情况至监控人！ 责任到人：人物责任到人，监控责任到人 时间限制：在规定时间内进行跟踪人物的完成情况 确认跟踪的方式：电话、邮件、书面… 二、会后跟踪 有效反馈 根据任务要求，对工作进展进行双日报、周报或月报 参考项目进展报告模板 目录 一个中心：和意义目的 两个基本点：会议准备和会议跟踪 五个会议步骤 三个会议法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤 有效开场 澄清信息 头脑风暴 做出决策 总结跟进 会前签到/准备 营造会议气氛 设立会议纪律 陈述会议目的 回顾会议议程 复述背景 总结 征询其他资料 及议题 征询意见及发 掘可行方案 分配会议角色 发挥他人意见 总结 征询及选择最 可取的方案 决定行动由谁执 行及何时完成 归纳共识 遗留问题 分工计划 感谢参与 目录 一个中心：和意义目的 两个基本点：会议准备和会议跟踪 五个会议步骤 三个会议法则 四种干扰行为管理 三个会议法则 团结与会人员 集中与会人员的注意力 鼓励与会人员 讨论： 约翰克里斯在那些方面做得不对？ 他应该如何有效地处理马库斯咄咄逼人的态度？ Thank You HUAWEI TECHNOLOGIES CO., LTD. HUAWEI Confidential 目 录 Contents HUAWEI TECHNOLOGIES CO., LTD. HUAWEI Confidential 目 录 Contents 1 Thank You Security Level:内部公开 高效会议管理 会议中存在问题（一） 很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读； 有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议； 多数会议不能准时召开，准时结束； 有不少人开会不做记录； 有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断； 有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。 会议中存在问题（二） 会议气氛极差，虽然是干部，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。 对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。 有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（草草了结） 多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。 不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。 会议管理的重要性 对于公司来说，高效的会议可以 提高决策效率 降低运作成本 改善组织气氛 对于管理者来说，高效的会议可以 增加团队凝聚力 增强团队执行力 提高决策效率 会议成本 会议成本包括： 直接成本 时间成本 损失成本 会议成本=每小时人均工资 X 3 X 2 X 开会人员 X 开会时间+直接成本 业界通用的会议成本计算公式： 会议成功的要素 高效会议 一个中心 两个基本点 三个会议法则 四种干扰 行为管理 五个会议步骤 Successful factors 会议目标 会议准备 会后跟踪 明确与会人员 集中与会人员注意力 鼓励与会人员 滔滔不绝 沉默者 交头接耳 跑题 有效开场 澄清信息 头脑风暴 做出决策