高效会议组织与管理.ppt

高效会议组织与管理黄治国 我们所知道的会议…… 董事会、管委会、总经理办公会、股东大会 经营分析会、汇报会、总结计划大会 部门工作例会 经销场商大会、供应商大会 运动会筹备工作会、辩论赛筹备会 培训年会、财务年会 科技人员座谈会、毕业生座谈会 专题工作会 朝会 …… 课程目标 了解会议，热爱会议 熟悉会议组织流程与要素 提升会议组织技巧与效率 掌握会议中普遍存在的问题及解决方案 了解会议中不同角色人的作用及发挥 使会议成为重要而有效的管理工具 会议之前，会议之中，会议之后…… 有多少时间，在开会？ 一、会议的目的二、会议的类别 三、会议的成本 一、会议的目的（为什么要开会） 达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 二、会议的类别 三、会议的成本 一、会议“轴承”二、会议质量效率不高的原因三、高效会议的九大特征四、会议准备五、座次排列六、不同的会议方式 一、会议“轴承”： 会议失误的具体表现： （3）5W1H （4）工作清单 五、座次排列 排列座次的规则： 签字仪式（涉外）排位图例： 六、不同的会议方式 一、沟通漏斗 二、阻碍沟通的九大因素 三、有效沟通的原则 四、反馈 1、如何做开场白 2、过程控制与引导 3、圆满结束会议 4、主持人的责任 主持人及与会者自我评定单 主持人及与会者自我评定单 与会者的责任 与会者会后跟进 与会者应注意： 拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息要做出标记； 分析一下会议的过程、不同与会者对同一问题的不同态度和表现； 分析一下人际关系的状态； 考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案； 会议可能是新任务的开始，一定要考虑是否召开部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻到下一步的工作中去。 重要的会议应录音下来，但不要为录音而录音，日后不用的录音等于浪费时间。 会议主持人最好不要兼任会议录音的工作。要让与会者轮流担任会议记录者，这样会使所有人都得到锻炼。 会议记录者的笔记最好打印出来。 会议记录者的责任还包括： 要及时清发言人解释清楚令人困惑的地方。 适时做总结，协助进行讨论。 会议记录内容包含： 讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误） 有哪些证据此议案的通过降反对意见如何。 分派工作的详细情形及完成日期。 会议记录尽可能维持在一页纸以内。 会议记录应有组织地整理如下： 标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，列出会议的重点。 工作分派情形及完成日期记录无误。 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发送给与会者 第五部分 如何处理意外 一、与“八戒”相遇（唠叨型） 三、与“狮子”相遇（扼杀型） 四、与“大象”相遇（强势型） 五、与“兔子”相遇（干扰型） 参与： 积极参与会议； 不过于发表意见或观点； 耐心倾听别人意见； 总结： 及时小结会议的要点； 纪录会议情况； 与主持人保持良好沟通； 重点工作重点标识。 四、会议纪录人 会议记录的八大建议 参与： 积极参与会议； 一般不发表意见或观点； 倾听别人意见； 遵守会议纪律 小结： 小结会议要点； 重点纪录可能与自己有关的工作事项。 五、会议旁听者 1、‘八戒’（唠叨型） 2、猎狗（好战型） 3、狮子（扼杀型） 4、大象（强势型） 5、兔子（干扰型） “知了”症状： 偏离主题 描述很多无关的细节 没有建设性的建议 自我陶醉在自己的语言环境中 对策： 予以认可 通过以下方式，掌握主动： —插话 —表示赞同 —改变话题 —让其它人发言 不要粗鲁地打断  凹形会场排列 桥圆型会场排列 半月形会场排列 2、中型会议的会场形式，可以布置成半圆形等。 主席台 主席台 第一排的座位中间为贵。依我国传统，一般由中间按左高右低顺序往两边排，即第二领导坐在最高领导左侧。 目前国际流行右高左低。涉外会议，要灵活使用。 单数成员 5 3 1 2 4 双数成员 5 3 1 2 4 6 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 对开分排 1 2 3 4 6 8 5 7 9 1、签字桌3、签字用文具5、主方签字人7、主方助签人9、主方参加签字仪式人员 2、双方国旗4、客方签字人6、客方助签人8、客方参加签字仪式人员 领导者的独角戏 以领导者为中心 领导者指挥大家一起表演 以群体为中心 专题研讨 决策会 解决问题会 工作动员会 大型会议 信息通报会 管理好有意义的交流 管理容易