万科集团零星采购管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为规范万科集团（以下简称集团）零星采购行为，加强零星采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于集团总部及各下属公司（以下简称各公司）发生的零星采购活动。零星采购是指除集中采购目录以外，采购金额较小、频次较高的各类物资、服务及工程采购。

3.基本原则

-合规性原则：零星采购活动必须遵守国家法律法规及集团相关制度规定。

-效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分运用各种采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。

-公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。

-权责对等原则：明确采购各环节相关人员的职责和权限，做到权责一致。

二、采购组织与职责

1.采购决策机构

各公司应成立采购决策小组，负责对重大零星采购项目进行决策。采购决策小组由公司相关领导、采购部门、需求部门及财务部门等人员组成。其职责包括：

-审议零星采购管理制度、流程和标准。

-审批重大零星采购项目的采购计划、采购预算和采购合同。

-监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。

2.采购执行部门

集团总部及各下属公司应设立专门的采购部门或指定专人负责零星采购工作。采购部门的职责如下：

-贯彻执行集团零星采购管理制度和流程。

-制定零星采购计划，组织实施采购活动。

-建立和维护供应商管理体系，选择合格供应商。

-参与采购合同的起草、审核和签订工作。

-负责采购过程的协调与沟通，跟踪采购合同的执行情况。

-定期统计、分析采购数据，提供采购报告和建议。

3.需求部门

各公司的各部门作为采购需求的提出者，负责提供准确、详细的采购需求信息，并配合采购部门完成采购工作。其职责包括：

-根据业务需要，提出零星采购申请。

-对采购需求进行详细描述，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求等。

-参与供应商的选择和评估工作。

-负责采购到货的验收工作。

-对采购结果进行评价和反馈。

4.财务部门

财务部门负责对零星采购活动进行财务管理和监督。其职责包括：

-审核采购预算，确保采购资金的合理安排。

-参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。

-负责采购款项的支付审核和账务处理。

-对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。

三、采购预算管理

1.预算编制

各公司应根据年度经营计划和业务需求，编制零星采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报经公司采购决策小组审批后执行。

-采购部门应会同需求部门，结合历史采购数据和市场价格走势，对各类零星采购项目进行预测和分析，提出采购预算草案。

-财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和资金安排的可行性。

-采购决策小组根据公司整体经营目标和资源状况，对采购预算进行审批，确保预算与公司战略目标相符。

2.预算执行与控制

-采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行。

-财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期与采购部门核对预算执行进度，及时发现和纠正预算执行中的偏差。

-对于超预算采购的项目，采购部门应提交书面报告，说明原因和追加预算的必要性，经采购决策小组审批后方可实施。

四、采购流程

1.采购申请

需求部门根据业务需要，填写《零星采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购原因、预计采购金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。

2.采购审批

采购部门收到《零星采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的必要性、合规性、预算情况等。审核通过后，将采购申请提交给采购决策小组或相关授权领导进行审批。

-对于金额较小的常规采购项目，可由采购部门负责人直接审批。

-对于金额较大或涉及重要物资、服务及工程的采购项目，需经采购决策小组审批。

3.采购实施

-采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、供应商选择标准等内容。

-采购人员按照采购计划，通过招标、