人事档案管理规章制度及相关表格范本.doc

PAGE / NUMPAGES 内 部 平 急 LOGO 上 海中技桩业股份有限公司文件 XXXX【人】字（2012）第23号 签发人：XXX 关于XXXX人事档案治理的通知 各公司： 为规范XXXX人事档案治理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下： 一、电子档案治理 1．电子信息录入：档案治理员必须在职员入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在职员入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：职员个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。 二、纸质资料治理 （一）收集 档案治理员在收集人事档案资料时，要认真核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。 （二）整理 1．人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为差不多档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中差不多档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是职员离职时需要办理的资料。 （1）差不多档案资料 ①治理人员差不多档案资料要紧包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职差不多资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类； 职员差不多档案资料要紧包括：入职差不多资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类； （2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了差不多资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会依照实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③治理人员其他档案资料（累积类）要紧包括：培训（学习）总结资料、治理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）要紧包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 职员其他档案资料（累积类）要紧包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）要紧包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。 三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位职员的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《差不多档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．依照《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类不、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。 6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。 五、治理原则 1．行政人事部设立档案治理员，对人事档案进行统一治理，原则上治理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年； 2．职员调离原公司时，原公司档案治理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。职员调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存； 3．未经同意，任何人不得借阅人事档案资料。 附件： 1.《应聘人员登记表》 2.《职员入职申请表（治理）》 3.《职员入职申请表（普工）》 4.《背景调查表》 5.《与原单位解除劳动关系证明书》 6.《入职培训记录表（治理）》 7.《入职培训记录表（普工）》 8.《劳动合同签收单》 9.《劳动合同签收一览表》 10.《职员转正审批表》 11.《培训学分分录表》 12.《外部培训申请表》 13.《培训协议》 14.《外部培训报告》 15.《治理干部履历表》 16.《内部调动审批表》 17.《劳动合同补充条款》 18.《工作移交清单》 19.《治理人员离职审批表》 20.《生产职员离职审批表》 21.《解除劳动关系确认书》 22.《档案治理信息表－贴档案袋用》 23.《治理人员人事档案目录》 24.《生产人员人事档案目录》 XXXX股份有限公司 总经理： 二〇一二年八月二十五日 主题词：规范 人事档案 通知 抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监 抄 送：事业部人事（副）经理