档案资料管理体系.pdf

涡阳宏运房地产开发有限公司资料管理制度 一、总则 1、为规范公司内业技术资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学 地管理建设过程中形成的文件材料， 根据国家及安徽省相关规范、 标准，制定本管理 制度。 2、需要归档保存的文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建设开发期间形成的具 有保存价值的各种形式的记录。 3、文件材料的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由工程部内业技 术管理工程师及其助理负责执行和实施，工程部经理负责监督和指导。 4 、文件材料应随工程的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负 责人审核签字，及时存入计算机中，纳入整个建设项目管理体系中。 二、文件材料收集范围 1、整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件， 包括立项、 可研报告、评估、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文 字材料、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。 2、文件材料来源： (1) 、集团公司各部门发文、批文； (2) 、子公司各部门发文； (3) 、政府部门发文、批文； (4) 、工程部内部形成的文件材料； (5) 、与工程部相关单位联系的各种文件材料； (6) 、工程部执行、办理的外来文件材料； (7) 、其它。 三、工程部在项目内业技术资料管理中的职责 1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工 程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、 积累和立卷归档工作。 工程部 第 1 页 共 3 页 涡阳宏运房地产开发有限公司资料管理制度 4 、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。 5、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预 验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。 6、工程竣工验收后 3 个月内， 向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 四、文件材料分类及内容 根据工程部实际情况，对需要归档保存的文件材料可分为以下两类： (1) 、文书类资料：集团公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性的 发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。具体分类和内容见附表 1。 (2) 、技术类资料：工程部 ( 建设 ) 、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检 验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料。 技术类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。具 体分类和内容见附表 2 。 五、文件材料管理要求 1、文件材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、 整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动 的全过程，原则上归档文件为原件。 2、文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。字迹清楚、图样清晰、图 表整洁，签字盖章手续完备。 3、文字材料幅面尺寸规格为 A4 幅面 (297mm×210mm)。图纸统一折叠成 A4 幅面， 内折外翻图标。 卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚， 立卷要遵循文件材料的 形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系， 时间顺序编排， 一个工程要在一起立卷， 如果资料多 ( 每卷一般不超过 4cm)，可立数卷。 4 、内业管理人员应保证经办文件的系统完整 ( 文件中的各种附件一律不准抽存 ) 。 内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料， 收集齐全