OA系统中邮件模块设置和使用说明.doc

OA系统中邮件模块设置与使用 邮件设置 第一步：登陆系统后，在界面上边工具条点击个人设置-个人信息设置，出现以下界面，如图： 在‘个人信息设置’标签页，填写常用的电子邮箱，如图： 然后点击‘确定’按钮。 第二步：在界面上边工具条点击个人设置-邮箱设置，弹出以下窗口，如图： 点击‘确定’，进入以下界面，如图： 数据项 【电子信箱地址】：用户的邮箱地址，例如: ruby_english@126.com，可以添加多个电子邮箱，但在第一步中添加的那个电子邮件必须在这里设置。 【收信服务器地址（pop3）】：以POP3协议设置，例如 【发信服务器地址（smtp）】：以SMTP协议设置，例如 【用 户 名】：需要带邮件地址填写。例如：ruby_english@126.com 【密 码】：用户邮箱密码 【在邮件服务器上保留备份】：勾选保留备份后，系统收取邮件后不删除邮件服务器上的邮件，反之，则收取后删除邮件服务器的邮件 【注意】缺省邮箱是系统发送邮件时所使用的邮箱，邮箱设置时，一定要设置一个邮箱为系统缺省邮箱，才可以正常发送邮件。 填写后效果如图： 点击‘确定’按钮，即可。完成以上两步之后就可以进行邮件的收发了。 附：各种邮箱的服务器地址： 1.163邮箱服务器地址： 收收收收注：的邮箱暂不能开通POP3/SMTP，目前免费已经暂停注册。收 允许在Web页面上书写Email；可以上传使用者者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可选择发出的邮件在“发件夹”中保留一个拷贝。 功能键： 【立即发送】进行发送邮件。 【存为草稿】可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改。 【私人地址薄添加】外部联系人地址。 【公共地址薄添加】连接常用工具内的员工通讯录上的人员全体地址。 【添加附件】邮件允许携带多个附件，但每次只能加入一个附件，如有多个附件，需多次添加。 【打印】对邮件内容进行打印处理。 数据项 【收件人】接收信件的人的邮件地址。 【抄 送】抄送人的邮件地址。 【密 送】密送人的邮件地址。 【主 题】信件的题目。 【信 体】信件的正文。 【附 件】列出信件所要携带的附加文件。 图 新建邮件 【操作步骤】 第一步：当用户准备发送新邮件时，选择写邮件，进入如下图，输入收件人的地址，抄送，密送，主题后，书写信件。地址可以通过地址本选择。 图 公共地址薄添加 第二步：如果用户需要在邮件中附加文件，按“附件”键添加文件，信件书写完毕。 图 上传图片 第三步：按“发送”发送邮件；如果用户要保留信件，可以按“发送并发件箱保存”，邮件发送后，自动保留在发件箱一份；用户也可以不发送，将邮件保留在草稿箱，以后发送。 2 收件箱 主要功能：提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示Email的前若干行；智能识别HTML格式邮件并予以原样显示，包括背景图案、插图、正文格式等，已显示的图片不会再当作附件；提供GB和Big5两种中文内码转换功能，自动HZ内码翻译。可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动、复制等操作。实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。 图 收件箱 功能键 【收邮件】对当前设置邮箱邮件进行导入及更新。 【回复】对选择邮件进行回复。 【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。 【永久删除】对邮件进行删除处理。 【移动】将所选择邮件移动到收件箱，发件箱，草稿箱，垃圾箱。 图 邮件移动 【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。 接收邮件步骤: 第一步: 点击“收邮件”, 选择邮件域，进行接收邮件，接收的新邮件为深色字体表示。 第二步: 点击邮件主题,读取邮件内容。 转发邮件: 系统提供邮件有两种转发方式,可以通过邮件转发,也可以转入到协同中。 图 收件箱 注意： 回复邮件有两种方式：1．回复邮件是表示收件人回复发件人。 2．回复全部是表示收件人回复发件人，抄送人和密送人。 3 发件箱 保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。 图 发件箱 【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。 【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。 【移动】按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。 【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。 4 草稿箱 保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改。 图 草稿箱 【写邮件】可以进行邮件书写，发送给接收者。 【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。 【清空草稿箱】将所有草稿箱内存放的邮件一次性删除。 【下载邮件】对邮