集团公司文件材料归档及保管期限的规定.doc

集团公司文件材料归档及保管期限的规定 1 总则 公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组成部分，是信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。 按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管理和开发利用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出规定。 2 文件材料归档要求与工作程序 2.1 归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系统的整理和编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。 2.2 为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归档审核表”随同档案材料一起交档案部门。 2.3 文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移交部门。 2.4 文件材料归档的质量保证措施 2.4.1 产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的文件材料，平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归档。凡是设备随机所附文件，应在开箱后立即归档，再提供利用。关于上述项目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理，在次年四月份前提交档案部门归档。 2.4.2 工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的具有查考利用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、下达、归档。 2.4.3 负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。 2.4.4 文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理工作程序和有关人员的岗位责任制。 2.4.5 产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动做好文件材料归档，并经档案室签署意见。 2.4.6 引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登记；凡是由出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借阅利用。 2.4.7 档案部门负责对各部门文件材料的形成、积累、组卷和归档工作进行业务指导、监督和检查。 2.5 文件材料归档份数，一般是一式一份；对经常查阅使用的科技文件材料，应归档一式两份(有底图的一式一份)，其中一份供日常借阅利用；基建工程文件材料凡需向上级档案机构归档的，亦应归档一式两份。 3 文件材料的保管期限和划定保管期限的原则 3.1 文件材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管为五十年以上，长期保管为十五年以上至五十年(含五十年)，短期保管为十五年以下(含十五年)。 3.2 文件材料对国家、社会、行业、公司有长远利用价值和保存价值的，其保管期限为永久。 3.3 文件材料对公司在较长时期具有利用价值的，其保管期限为长期。 3.4 文件材料对公司在短期内，具有利用价值的，其保管期限为短期。 3.5 会计档案保管期限分列如下：永久保管期限为二十五年以上，长期保管期限为十五年至二十五年(含二十五年)短期保管期限为十五年以下(含十五年)。 3.6 公司文件材料的保管期限，应由有关领导、项目负责人或档案管理人员根据划分保管期限的原则和保管期限表直接划定。 4 文件材料归档范围及保管期限 文件材料归档范围及保管期限按下列规定执行： 表1　党群工作类文件材料归档范围及保管期限表 表2　行政管理类文件材料归档范围及保管期限表 表3　经营管理类文件材料归档范围及保管期限表 表4　生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表 表5　产品类文件材料归档范围及保管期限表 表6　科学研究类文件材料归档范围及保管期限表 表7　基本建设类文件材料归档范围及保管期限表 表8　设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表 表9　会计类文件材料归档范围及保管期限表 表10人事类文件材料归档范围及保管期限表 （详见附表） 表1 党群工作类文件材料归档范围及保管期限表 序号 文件材料名称 保管期限 1 上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等 针对本公司的 永久 其 余 长期 2 本公司执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等 永久 3 党委会、党委扩大会、党委民主生活会等会议记录 永久 ? 4 本公司召开党代会、职代会、团代会的通知、名单、 议程、报告、领导人讲话、大会发言，提案、选举结 果，讨论通过的文件、决议、纪要、表彰名单、重要 照片、录音（像）等 永久 5 各种调查报告、情况反映 重 要 的 长期 一 般 的 短期 6 党务、工会、共青团年度工作计划和总结，重大活动 记载、统计报表等 长期 7 党务干部、属